Programação em Php e Bd My Sql

Preciso desenvolver um sistema para gerenciar documentos, onde o usuário possa subir o documento e inserir campos de indexação para posteriormente fazer a pesquisa deste documento. Com perfil de administrador para serem criadas pastas para determinar a localização destes documentos, além de criação de perfis de usuários e gerenciamento das pastas e documentos podendo movimentar entre si. Entre outras funções.

Já tenho um sistema rodando em PHP e My SQL e se possível podemos fazer um upgrade deste sistema com funções que necessitamos complementar, tais como:
Funções a serem inseridas no sistema:
1-Inserção de campo de indexação “Data de validade do documento”. Com avisos por e-mail(Opção de criar vários avisos) e no sistema antecedendo a data de validade.
2-Relatório 01: Gerar relatório com os documentos vencidos e os que estão a vencer, com a sua devida localização no sistema e localização física(utilizando os campos de indexação já existentes).
3-Relatório 02: Gerar relatório detalhado sobre o documentos inseridos e seus detalhes, incluindo opção de pesquisa por Período, por Usuário, Tipo de Documento, por Setor.
4-Relatório 03: Ver quantos documentos foram inseridos no sistema. *Ver possibilidade de informar com o total de páginas que contêm no documento.
5-Função de movimentar as pastas e arquivos entre si pelo painel de administrador.
6-Opção de controle de acesso de usuários a pastas dentro das unidades.
7-Adicionar versão no mesmo documento.

8-Organização das pastas por data e ordem. Ver possibilidade de escolher como organizar(Ordem numérica, alfabética, por tipo, por data de criação, por data do documento.
9-Documentos padrão: Função onde fosse possível padronizar a geração de documentos, por exemplo: contratos, pedidos, atestados.
São cerca de 50 documentos padrão, que podem sofrer alterações futuras, ou serem inseridos novos modelos de documentos.
Exemplificando: Insere-se um texto do documento e em determinadas partes do documento é necessário inserir informações, tipo, nome, documento, detalhes específicos, etc .. Etc ... Então nestas partes pudéssemos preencher em campos padrão.