Intranet em Sharepoint

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Contatos (ambiente de cadastro dos clientes)

Documentos compartilhados

Calendário colaborativo (integração com o Microsoft Bookings)

Financeiro (disponibilização dos lançamentos/tarefas de Contas a Pagar/Receber)

Central de Notícias Jurídicas (ambiente para postagem de notícias jurídicas pelos advogados)

Treinamentos (para disponibilização de vídeos, ebooks, etc)

Base de Conhecimento Jurídico



Módulos de Contatos



  a) Precisamos importar os cadastros de nossos clientes (pf/pj) de nossa base de dados de nosso software datajuri, via api (documentação: http://doc.datajuri.com.br);

  B) Implementar um formulário de cadastro de novos clientes, de modo que possamos enviar um link para que o próprio cliente preencha esses dados e estes sejam inseridos em nossa base (Sharepoint);

  C) Implementar fluxo de recadastramento e atualização de dados cadastrais a cada 6 (seis) meses, de forma automatizada, com envio por e-mail;



2. Documentos compartilhados 



A) Pasta temporária para upload de arquivos. Habilitar uma subpasta específica do cliente com um fluxo para que ele (pré-cadastrado) envie arquivos (.DOC, .PDF, imagem ou video) e seja armazenado numa pasta temporária dele, com validade de “X” (quinze) dias. O sistema deverá habilitar acesso ao usuário cliente a sua pasta específica dentro do sharepoint para que ele possa fazer upload dos arquivos. Ele deverá ser notificado de que os arquivos serão apagados em “X” dias. Caso seja necessário mais tempo, ele também será notificado sobre a destinação do arquivo (*LGPD: gestão do ciclo do dado/informação*).



B) Pasta temporária de compartilhamento de arquivos. Habilitar uma subpasta específica do cliente com um fluxo para que nossos usuários disponibilizem arquivos (.DOC, .PDF, imagem ou video) para visualização pelo cliente. O sistema deverá notificar o usuário do escritório por e-mail de que o arquivo estará disponível para visualização durante “X” dias. Caso seja necessário mais tempo, ele também será notificado sobre a extensão do prazo.



3. Calendário colaborativo



A) Criação de agenda unificada de atendimentos/compromissos do escritório, onde os compromissos lançados pelos usuários seja acessível a todos (Ex: quando um advogado lançar um atendimento, ele seja visível também pela secretária nesse painel unificado no sharepoint)



b) Configuração/Integração do Microsoft Bookings no Sharepoint, de modo que os atendimentos agendados via desse canal sejam adicionados nessa agenda unificada acima. Quando o cliente solicitar um agendamento via Microsoft Bookings, caso ele já seja cliente da base, verificar se o MS Bookings detecta e solicita a atualização cadastral. Caso ele ainda não seja cliente da base, implementar um fluxo para que, após o pedido de agendamento, ele receba um e-mail de cadastramento com mais dados (item 1 “b” acima);



C) Observar para não gerar conflitos entre as agendas.



3. Colaboração em Contas a Pagar, Tarefas, Projetos. (ToDo/Planner)



a) Criação de um canal de Contas a Pagar (compartilhado com o departamento financeiro e os sócios administradores);

b) Criação de um canal de tarefas, onde seja possível indicar os responsáveis e com data de conclusão de 48hs; 



4. Agenda de retornos de atendimento



A) criação de um canal de registro de contatos de e-mails, ligações, recados e retornos de atendimento para que a secretária possa lançar, direcionando ao usuário/advogado responsável, com status de cumprimento da tarefa, lembretes (lembretes automatizados de 24hs);



5. Base de conhecimento jurídico 



a) Ambiente para armazenamento de precedentes jurisprudenciais, categorizados por área (Cível, Empresarial, etc)

b) Criação de um repositório de templates de documentos jurídicos (petições categorizadas por assunto, procurações, propostas de honorários, contratos de honorários, notificações extrajudiciais).

C) Verificar se é possível criar uma automação para preenchimento automático de procurações, propostas de honorários (com número sequencial) e contratos de honorários (com número sequencial) a partir dos contatos pre-cadastrados no módulo Contatos/Clientes, que, após preenchidos, poderão ser enviados por e-mail ao cliente para validação e posterior assinatura (ex: usamos o D4Sign.com.br, que possui API). A ideia é que esse documento seja enviado por e-mail para validação e, caso o cliente aprove, seja retornado o documento para reenvio com o link de assinatura eletrônica via D4sign.com.br, salvando a via assinada na subpasta do cliente.