Sistema para Gestão Eletrônica de Documentos e Informações

Sistema para Gestão Eletrônica de Documentos e Informações

- Acesso Remoto e Online a informações e documentos armazenados em um servidor na nuvem.
1-  O Acesso deve ser online em nosso portal. Através do login e senha específica para cada organização contratante. Disponibilidade 24/7 e servidor com segurança e backups automatizados.
(Recomendação)
2-    Multicliente, vários clientes diferentes utilizando o sistema simultaneamente com acesso. (Tipos de licença e permissões para cada)
Ex:
Licença de leitura - Apenas Visualizar as informações
Licença Nomeada -  1 Licença para 1 usuário
Licença Concorrente -  1 licença para N funcionários concorrerem

Licença Nomeada - Pode acessar o que? …

*** Possibilidade de alterar as permissões ao longo de um workflow.
Exemplo: Analista tem possibilidade de criar e visualizar cliente, após a criação só tem acesso aos dados, sem visualizar os documentos.

- Disponibilização do código fonte comentado e documentações estruturais de análise.
1- Utilização de metodologias de desenvolvimento e documentação estruturada, baseada em uml e projetos, além disso, código comentado e seguindo os padrões de projeto e api.

- Visual intuitivo, limpo e agradável e moderno.
          1- Seguir padrões de UIX, responsivo
- Utilização de linguagens de programação que sejam executadas em diferentes plataformas, browsers etc.
          1- Rodar nos principais navegadores (sem a necessidade de instalação de recursos adicionais), utilizando tecnologias que não se tornem obsoletas ou com escassez de profissionais no futuro. Esta linguagem deve ser a melhor baseada nos requisitos funcionais e não funcionais do projeto.
        2- Possivelmente, asp.net
-Ações de segurança para evitar invasões e contaminações.
1- Backups, códigos bem estruturados para coibir acessos irregulares, e logs de acesso para o usuário final, criptografias etc.
- Sugestão de onde hospedar o sistema.
1- Servidor de hospedagem baseada na estrutura do projeto, quantidade de acessos simultâneos, segurança e SLA.
- Organização de acessos
1- Uma empresa contratante terá vários usuários.
2- Cada usuário terá suas respectivas permissões (editar, visualizar, excluir, realizar o download, enviar por e-mail etc).
- Assinatura de documentos com Certificados Digitais.


- Integração com equipamentos de Impressão e Digitalização (Brother, Epson, Oki, Samsung)
1- Fornecedores principais: Epson, Brother, Oki, Samsung.
2- Todas opções para digitalização de documentos disponíveis ao usuário na ferramenta web, devem estar disponíveis na plataforma integrada aos dispositivos.
3- Permitir o cadastro de dispositivos
4- Permitir a vinculação de usuários ao equipamento (controle de acesso)
5- Deve haver interface de login nos equipamentos, garantindo a segurança e visibilidade de cada usuário.
6- Dinâmico de acordo com as configurações realizadas no sistema.
7- Exibir dados e permitir a inserção dos mesmos pelo painel da multifuncional através de formulários. (Exemplo demo megaged, htf,...)

- Controle de acesso e de atributos dos usuários com relação à Grupos de Documentos,

- Ferramenta de Indexação fácil de alimentar o sistema, fácil de personalizar para cada objeto ou documentos.
O sistema deve permitir facilmente a inserção de propriedades relacionados aos  objetos e tipos documentais de diferentes tipos e validações (texto, data, numéricos, máscaras especiais etc).
Possibilidade de inserção de script para validação dos campos, ex cpf, cnpj, idade através do campo idade.
Permitir entrada de valores automáticos e\ ou concatenação de um ou mais dados no campo.

- Localizar facilmente documentos por chaves de pesquisas e pelo conteúdo dos documentos (OCR).
Campo de pesquisa que permita a busca em toda solução (com base nas permissões de cada usuário) e também buscas aprofundadas com base nas propriedades de cada objeto/documentos.
Pesquisa por OCR, permitindo que a busca também seja realizada dentro dos documentos.
Permitir adicionar filtros dinâmicos para tornar a pesquisa mais específica.
Filtros (dados automáticos, dados criados na solução,...)

- Comunicação com SEFAZ para validação de notas fiscais.
Para a comunicação com SEFAZ deve-se estudar a integração com o mesmo.
Permitir que, sempre que necessário, uma Nota Fiscal seja automaticamente validade pelo SEFAZ quando inserida por um usuário no sistema.

- Visualização e impressão de pdf multipágina, jpge, tiff, documentos do microsoft office.
Permitir a visualização de documentos e imagens, ou download de documentos não suportados pela visualização do navegador.
Permitir edição de pdfs, adicionar ou excluir páginas ao documento.

- Upload e Download de Documentos / arquivos / informações
1-    Permitir o upload de qualquer tipo de documento.
2-    Upload de documentos: Através do botão “Cadastrar” e através da função “Arrastar” arquivos de um diretório local para o browser e através de agendamento de backup.
3-    Download de documentos, individualmente ou em lotes.
4-    Junção de documentos em pdf (juntar ou dividir páginas).

- Digitalização de documentos salvando-os diretamente no sistema, utilizar Drive Twain, gerando arquivos em pdf, jpg e tiff.

- Compartilhar documentos e informações
Enviar, atribuir ou notificar a outro usuário do sistema.
Enviar documentos por e-mail, diretamente do sistema.

- Criação de Fluxos de Trabalho.
Permitir a criação em alto-nível e de forma intuitiva de fluxos de trabalho, baseado nas permissões dos usuários e objetos/tipos documentais criados.


- Relatórios de ações: Por usuários, por documentos, por função.
Log Completo de atividades a cada interação dos usuários.

- Integração com Google Drive, One Drive, Dropbox para arquivar documentos.
- Criação de Templates de documentos
            1 - Gerar documentos eletrônicos com campos preenchíveis e campos com auto preenchimento com base em informações indexadas no sistema, estes documentos poderão ser configurados diretamente pelos usuários finais.

- Aos administradores
- Criação de Perfis de Contas (tipos de clientes);
- Criação de Perfis de Usuários Administrativos;
- Criação de Perfis de Usuários Representantes Comerciais;
-Criação de fluxos de trabalhos
- Criação de objetos e tipos documentais
- Cadastro de dispositivos embarcados.
- Visualização do Log contendo filtros dinâmicos
- Criação e customização de workflows dinâmicos


- Criação de Planos Comerciais, podendo definir e configurar o tipo de controle que vamos impor a cada tipo de plano, por exemplo por armazenamento (GB) ou por tipo de função liberada.
- Configurar preços por faixas de utilização;
- Cadastro de Clientes Assinantes (Contas), auto-cadastramento / auto-contratação;
- Poder configurar avisos e mensagens para os usuários do sistema;
- Vincular Clientes Assinantes (Contas) à usuários Representantes Comerciais.
- Configurar o cálculo de comissionamento para os usuários Representantes
- Disponibilização do código fonte comentado e documentação estrutural.