Timeline processo de sinistro

Olá, Trabalho na área de sinistro de veículos numa empresa e preciso medir o tempo que gasto em cada etapa do meu processo, por exemplo, depois que o carro para na oficina, quanto tempo o fornecedor demora pra me mandar o orçamento, ou outra etapa, quanto tempo o cliente demora para parar o carro no prestador, para isso eu precisei criar comentários padrões dentro do meu sistema e a partir dele faço alguns cálculos entre o ultimo comentário e o atual pra saber quanto tempo levou (isso em dias uteis e dias corridos). Tem outras informações que precisei por na planilha como por exemplo tamanho do dano no carro, quanto tempo ficou na oficina, qual foi o dia da semana. Alem da planilha base, tenho 3 outras que preciso colocar no sistema para incluir mais informações como ano do carro, tabela fipe e informação do orçamento. As vezes tem informação que meu time não coloca de data, então preciso pegar outra pra informar, tipo, se não preenche a data de saída, mas o caso esta fechado, ele pega o fechamento que já é automático e assim vai. Não é complexo, mas não to com muito tempo de mexer no vba, por isso tentei fazer em macro pra quebrar um galho, mas quero algo melhor, mais automático e com um visual melhor. Outro ponto, essa dash , gostaria que fosse possivel criar um botao nele para disparo de email por exemplo para os meus clientes, criar uma tabela adicional com o nome de quem vai receber , qual o cliente e o proprio vba disparar sempre que eu solicitar.
O layout fiz rapido, nao é nada engessado, entao pode mexer e manipular a vontade. Na tabela terá alem do dash uma aba de acompanhamento, onde consigo ver o ultimo status do caso (comentario), quantos dias está sem movimentação e quantas vezes no historico passou por aquele comentario.