Sistema Ged e administração de Arquivo Permanente

Deverá ser desenvolvido plataforma web para subir arquivos de diversas empresas cliente . Os clientes só poderão visualizar seus próprios arquivos conforme a permissão do usuário.O cliente não poderá apagar arquivos,nem subir arquivos . Somente pesquisar,visualizar e imprimir.

Na plataforma Administrativa de arquivo permanente, deverá fazer toda a logistica de alocação,entrega e devolução de caixas, como também o controle de solicitações.
O controle do arquivo físico e do GED é para multi-empresas. Nós guardaremos os arquivos digitais e físicos das empresas(documentos).
Precisamos manter o controle de entrada e saida de caixas, incluindo a localização em nosso depósito.
Precisamos ainda manter o controle de acesso web aos arquivos digitalizados.
Os usuários cadastrados da empresa X só verão os arquivos da empresa X, conforme o nível de acesso dos mesmos, estipulado pelo gestor da empresa X.
Os administradores desta plataforma, poderão acessar todos os documentos de todas as empresas.
Deverá possuir campo para cadastrar meta-tags, que servirão para a pesquisa dos documentos na tela de pesquisa.

************************************************************
guarda de documentos e ged:
************************************************************
devido a quantidade de questionamentos preparamos um detalhamento do projeto que queremos contratar.Se você atende estas solicitações, solicitamos que veja/reveja seu orçamento e nos apresente com o menor tempo de execução possível.

1-Cadastro de Clientes:

•    Campos necessários: id cliente, nome, endereço, bairro, cidade, estado, cep, telefone(criar conforme a necessidade),  email, responsável(criar conforme a necessidade) , telefone do responsável(criar conforme a necessidade), email do responsável(criar conforme a necessidade), status do cadastro
•    No cadastro deverá ser possível realizar transações de inclusão, alteração e inatividade(exclusão)
•    Histórico de Serviços contratados(data,hora,usuário de cadastramento, canal de atendimento, ip de cadastramento, valor, vigência e geração de contratos automáticos)
•    No campo de históricos será possível alterar contratações
•    Histórico de solicitações de remessa e retorno de caixas,documentos, sinalização de término de contrato nos próximos 45 dias
•    Histórico de todos os comunicados da empresa para o cliente e vice-versa por tickets
•    Opção para renovação automática de contratos incluindo índice de atualização do mesmo(só sendo necessário tal negociação nos últimos 30 dias do contrato atual)
•    Horário de acesso web

2- Cadastro de Depósitos:

•    Campos necessários: id depósito , endereço,bairro, cidade , estado, cep, telefone telefone(criar conforme a necessidade),  email, responsável(criar conforme a necessidade) , telefone do responsável(criar conforme a necessidade), email do responsável(criar conforme a necessidade), status do cadastro
•    Cadastramento de ruas
•    Cadastramento de prédios
•    Cadastramento de andares
•    Cadastramento de apartamentos
•    Cadastramento de quartos(3 por apartamento)
•    Visualização de ocupação dos quartos, apartamentos, andares, prédios e ruas
•    Ao realizar a entrada de caixas, o sistema deverá perguntar se a alocação será manual ou automática.Caso seja optado por automática deverá determinar a sua respectiva alocação, só solicitando o id do depósito e a quantidade de apartamentos.

3-Cadastro de Tarifas

•    Campos necessários: id tarifa , descrição da tarifa, valor da tarifa , ultima atualização da tarifa, ip atualização, usuário da atualização.
•    Deverá possuir campo para inclusão de dados do contrato do respectivo serviço a ser impresso na seleção de serviços.

4-Módulo Administrativo

•    Geração de cobranças bancárias automáticas para os bancos(bb,caixa,bradesco,itau e santander)
•    cadastramento de várias carteiras de cobrança e seleção da principal
•    o sistema deverá totalizar os serviços prestados naquele determinado período para geração das cobranças
•    envio automático por email das cobranças com 15 dias de antecedência e reenvio com 7 dias de antecedência.
•    Todos os envios deverão possuir protocolos de envio tipo ticket, onde o cliente poderá visualizar na área do cliente pela internet e os respectivos status de pagamento, como também acessar suas notas fiscais emitidas.

5-Módulo Web Cliente

•    O cliente poderá cadastrar usuários e permissões de acesso à sua base de dados
•    O cliente não subirá nenhum arquivo à base de dados
•    O cliente realizará solicitação de remessa de caixas e documentos
•    O cliente poderá visualizar suas cobranças bancárias a pagar e pagas, podendo gerar os boletos “a pagar”, conforme a cobrança já gerada.
•    O cliente poderá acessar as notas fiscais emitidas
•    O cliente poderá solicitar o scaneamento de determinados documentos ou todos de uma remessa.
•    Todas as solicitações do cliente podem ser geradas por sistema de tickets, desde que cada operação tenha um registro de controle.
•    O cliente poderá ter acesso às suas pastas de digitalização conforme o nível de permissão do mesmo.
•    O cliente deverá possuir campo de pesquisa básica(geral) e avançada(abrindo categorias ou tags)
•    Todos os usuários cadastrados pelo cliente, deverão ser adicionados à usuários do cadastro de clientes.
•    O cliente poderá acompanhar em tempo real a posição de sua solicitação,conforme status e fase de execução da solicitação

6-Segurança

•    Gerar banco de dados para bloqueio de ips
•    Criptografia de banco de dados
•    Bloqueio automático de acesso por 3 tentativas erradas, com envio automático de email para desbloqueio e alteração de senha
•    Bloqueio automático de acesso por quantidade de acessos simultâneos por um período de tempo de um IP.
•    Somente 1 login por usuário simultâneo
•    Registro de todas as operações e visualizações do usuário na plataforma, incluindo horário,data e IP de acesso.
•    Período de expurgo de histórico 6 meses

7-Central de documentos

•    Criar banco de dados de categoria, tags
•    Campos necessários: id documento ,categoria,  descrição , tags , campos(selecionar no bd tags)
•    Será possível realizar manutenção no cadastramento de documentos

8-Central de produção

•    Os documentos serão scaneados automaticamente para uma pasta de produção
•    Deverá ser produzido um “robô”, que leia a pasta de produção e procure no interior de cada documento as tags cadastradas.
•    Os documentos que forem idênticos às tags irão automaticamente para a pasta de destino do cliente, e serão catalogados em banco de dados para pesquisa com resposta aos campos solicitados
•    Os documentos não identificados deverão ser visualizados ao operador a fim de tratar a inconsistência
•    Para melhorar a consulta poderá ser criado arquivos de pesquisa para cada documento
•    Os arquivos gerados são PDF/A pelo próprio equipamento de alta produção.
•    O robô deverá ter agilidade de processamento, pois a produção básica diária poderá chegar a 25000 folhas dia, sendo a atual 5000 folhas dia

9-Logística
•    Realizar o acompanhamento de todas as solicitações do cliente para: remessa e retorno de caixas e digitalização de documentos
•    Operador designado,status , fase, previsão de entrega
•    Para digitalização de documentos, ao ser baixado o ticket de solicitação, o cliente deverá receber um email, informando que os documentos solicitados já estão disponíveis na plataforma.

10-Usuários

•    Manutenção no cadastro de funcionários e funções para administrar a plataforma.

11-Configurações Gerais

•    Cadastramento de localização de banco de dados
•    Cadastramento de horário de acesso
•    Cadastramento de nome de computadores de produção e horário de acesso dos mesmos
Obs.: Prioriza-se a utilização em php. O contratado deverá determinar a configuração básica de servidores para um fluxo inicial de 100000 digitalizações
O sistema tanto de cliente quanto de usuários não precisa de muito apelo visual e sim funcionalidade e rapidez nos respectivos processamentos.