Sistema de Gestão de Eventos

Queremos um sistema completo de gerenciamento de eventos, vou tentar resumir abaixo
Inscrições
Inscrições online no pré-evento, com pagamento via pag seguro e  que possa trabalhar também no modo offline via servidor nos dias do evento, pois nem sempre o local aonde o evento será realizado tem internet e também pode cair o sistema…
Gerar certificados online
Imprimir etiquetas de credencial com código de barras para controle de acesso na entrada dos auditórios
Relatórios: Caixa, pagos, não pagos, estatísticos por: pré e novos inscritos, categoria, cidade, estado, país, presentes no evento…
Que possa ter subprodutos, por exemplo a pessoa se inscreve no congresso e tem possibilidade de comprar um curso que acontece no pré-evento, que pode ou não ter cobrança de inscrição
Um item importante é que a maioria dos sistemas tem como obrigatoriedade o cpf que passa a ser o id do inscrito para qualquer acesso ao sistema, para gerar certificado por exemplo e para evitar duplicidades de inscrição. Ë Importante que o sistema verifique se o cof é válido e também que tenha uma opção para inscrições de estrangeiros aonde o verificador precisaria ser o passaporte
Confirmação de presença no evento – o ideal é ser automática mediante a impressão da etiqueta da credencial – que o sistema coloque data e hora desta impressão e neste caso esta informação identifique a presença no evento e que tenha opção de gerar relatório de inscritos geral e também apenas dos presentes
Cadastro de senhas de cortesia – muitos eventos tem cortesias, neste caso precisamos gerar senhas para serem enviadas e que o inscrito usa no momento da inscrição para identificar que é isento, é importante que estas senhas possam ser cadastradas identificando de quem é – exemplo se temos 50 senhas de cortesia do laboratório Pfizer por exemplo, elas precisam estar todas identificadas para que no relatório tenhamos que 40 senhas de cortesia do Laboratório Pfizer foram utilizadas.

Científico
Usado para cadastro das atividades do programa científico, palestrantes com dados de cadastro, e-mail, minicurriculo etc…e que gere cartas: convite, outros comunicados, agenda final com todas as atividades do convidado para ser enviado por e-mail
Deve identificar quando tiver duplicidade de horário – um  palestrante ser colocado na programação em atividades no mesmo horário em salas diferentes
Para o evento costumamos ter: envelopes montados por cada atividade do programa, então imprimimos etiquetas com a informação da atividade – data, hora sala e para dentro do envelope imprimimos os currículos dos palestrantes daquela atividade
Planilha de contato/telefone para qualquer necessidade de contato no evento
Dados de aéreo e hospedagem para relatórios quando o palestrante não for da cidade sede do evento
Relatórios: Numero de atividades, presença no evento, etc…
Certificados online por atividade

Trabalhos científicos
Recebe inscrição e resumo em word dos trabalhos online
Relatórios
Cadastro de avaliadores
Envio dos resumos para avaliação – normalmente um avaliador recebe vários trabalhos para avaliar
Planilha de avaliação online
Relatório de notas
Relatório final de aprovados
Certificados por trabalho aprovado
Certificados de premiação – primeiro, segundo, terceiro lugar, etc…
Verifica se pelo menos um dos autores do trabalho está inscrito no Evento ( sempre é obrigatório que um esteja inscrito)

Financeiro
Cadastro de fornecedores
Despesas
Relatórios – contas a pagar, listagem de fornecedores por categoria: equipamentos de som, audio e vídeo, montadoras, decoração, gráfica…etc…

Comercial
Cadastro de patrocinadores
Arquivo da proposta comercial para envio por e-mail (normalmente é um pdf)
Formulário digital de confirmação de patrocínio
Contrato de participação
Relatórios: contas a receber, listagem de patrocinadores, patrocínios fechados e pendentes
Crachás patrocinadores
Certificados online

Muito importante
Que possa ser personalizado por evento – pois temos eventos diversos e com diferenças entre si, categorias diferentes na ficha de inscrição, uns tem cursos pré-congresso outros não, uns tem cobrança de inscrição, outros não
Que possa ser usado no mesmo momento para gerenciar mais de um evento…vi um que quando um evento está sendo realizado os outros ficam fora do ar na internet (ou seja durante os dias de realização do evento os demais não podem receber inscrição)
Que identifique usuário com senha para termos relatório de qualquer alteração feita
Que salve as informações de um ano para outro – temos eventos que acontecem todo ano e que gostaríamos que o sistema identificasse o inscrito pelo cpf e no ano seguinte apenas solicitasse que ele confirmasse os dados de cadastro (para não ter que digitar tudo novamente). Da mesma forma com o cadastro de palestrantes, pois eles muitas vezes estão novamente no programa e precisariam apenas confirmar se os dados permanecem os mesmos da edição anterior, Principalmente o minicurrículo que é usado para apresentá-lo na sala