Realizar fluxograma bpmn as is e to be

Otimização do Processo de Aprovações no SAP S/4HANA na ABC Alimentos
Contexto:
A ABC Alimentos, após migrar para o SAP S/4HANA, enfrenta desafios na governança das aprovações. Gestores, responsáveis por centros de custo e alçadas, não cumprem suas funções, compartilham senhas ou delegam informalmente a assistentes e estagiários, comprometendo a segurança financeira. A funcionalidade de Delegação no SAP, que permite a um substituto assumir as aprovações em ausências justificadas, precisa ser otimizada e controlada.
Escopo do Problema:
● Falta de Aderência: Gestores não utilizam a funcionalidade de aprovação do SAP.
● Compartilhamento de Senhas: Prática que compromete a segurança e o compliance.
● Delegação Informal: Ausência de controle sobre quem realiza as aprovações.
● Riscos de Compliance: Violação de políticas e regulamentações.
Cenário Atual ("As Is"):
Imagine um gestor da ABC Alimentos, vamos chamá-lo de João. João está atarefado, como sempre, e precisa se ausentar do escritório. Ele sabe que, enquanto estiver fora, algumas solicitações de compra ou pagamento precisarão ser aprovadas. O que ele faz? Envia um e-mail rápido para sua assistente, Maria, pedindo que ela "dê uma olhada" nas aprovações. Em alguns casos, João pode até compartilhar sua senha com Maria para facilitar o processo.
Maria, então, acessa o sistema, usando a senha de João ou a sua própria, caso tenha as permissões necessárias. Ela começa a aprovar as solicitações, baseando-se em seu conhecimento do trabalho de João e nas conversas informais que tiveram. Parece prático, certo? Mas essa prática esconde alguns problemas.
Primeiro, Maria não é gestora e, portanto, não possui a mesma visão estratégica que João para tomar decisões financeiras. Segundo, o compartilhamento de senhas é uma grave falha de segurança, que coloca em risco os recursos da empresa. Terceiro, todo esse processo manual e informal dificulta o controle e a auditoria das aprovações, abrindo brechas para erros e até mesmo fraudes.
É Aqui que entra a oportunidade de melhoria. Com a funcionalidade de Delegação do SAP S/4HANA, João poderia, de forma oficial e segura, delegar suas aprovações para Maria durante sua ausência. Essa funcionalidade, combinada com uma política clara e uma ferramenta de gerenciamento, garantiria que apenas gestores aprovassem solicitações, eliminando o compartilhamento de senhas e proporcionando maior controle e transparência ao processo.
Problemas a serem solucionados:
Falta do Senso de Dono: Gestores não se responsabilizam pelas aprovações financeiras. Compartilhamento de Senhas: Prática que compromete a segurança e o compliance. Delegação Informal: Ausência de controle sobre quem realiza as aprovações.

Processos Manuais: Comunicação e solicitações via e-mail e chat, dificultando o controle. Riscos de Compliance: Violação de políticas e regulamentações.
Fluxograma "As Is" (BPMN)
● O fluxograma "As Is" deve ilustrar as etapas do processo atual, destacando os pontos de gargalo, retrabalho e falta de integração entre as áreas.
Fluxograma "To Be" (BPMN)
● O fluxograma "To Be" deve apresentar um processo otimizado adotando as ferramentas e boas práticas de mercado.
Questões para o Candidato:
1. Analisar o processo "As Is" e identificar os principais problemas e suas causas raiz.
2. Propor soluções para otimizar o processo, considerando as boas práticas de mercado, o
conhecimento teórico e as informações fornecidas.
3. Construir o fluxograma "To Be" (BPMN), detalhando as etapas do processo otimizado.
4. Definir as principais premissas da Política de Delegação de Aprovações, considerando
os requisitos de compliance e os diferentes cenários possíveis (desligamento, mudança
de área, etc.).
5. Propor um protótipo ou descrever a funcionalidade da ferramenta/tecnologia a ser
utilizada para gerenciar o processo.
6. Elaborar um plano de implementação, com cronograma, recursos necessários e
responsáveis por cada etapa.
Informações Complementares:
● O time de compliance recebe uma Base Funcional do RH com a descrição dos cargos, hierarquia e status de todos os colaboradores.
● Considerar os cenários de desligamento, mudança de área do gestor/aprovador e a possibilidade de o solicitante não ser o próprio gestor.
● A solução proposta deve ser escalável e adaptável ao crescimento da empresa.