Protocolo

1 - Já tenho um sistema WEB que faz o que preciso;
2 - Acho satisfatório o funcionamento do sistema;
3 - O visual é pobre;
4 - O sistema é lento;
5 - Gostaria de adicionar funcionalidades ao sistema.

Tenho um pequeno escritório no Rio de Janeiro. 

Faço cálculos judiciais.  Meus clientes são advogados.
Eles deixam no escritório documentos sobre os quais tenho que ter controles.

O cliente vem ao meu escritório, deixa documentos e recebe um comprovante do que deixou lá.

O cliente pode também, solicitar um trabalho virtualmente.  Manda a documentação por e-mail e recebe também um protocolo.

Quando o trabalho fica pronto, recebe um aviso por e-mail e deve vir ao escritório com o protocolo que recebeu para retirar a documentação que deixou lá juntamente com o trabalho que efetuamos.

Neste ato, normalmente, o cliente efetua ou pagamento à vista.  O pagamento pode também ser faturado, o que requer um controle do que cada cliente deve.

Trata-se de um sistema de protocolo.  Um sistema que controla tudo que entra e sai do meu escritório.

Basicamente, é isso o que faz o meu sistema.  Ele trabalha, imagino, com umas poucas tabelas, que descrevo abaixo:

Tabela de Clientes - Lá estão os meus clientes.  Os dados de que preciso e dos quais já disponho são poucos:

Nome do cliente,
Telefones - quantos ele quiser deixar;
Endereços de e-mail - quantos ele quiser informar
Desconto % - É um percentual de desconto a que aquele cliente tem direito
Desconto em R$ - O desconto pode ser em valor - Por exemplo R$ 20,00.
Esse cliente, sempre que nos deixasse um trabalho receberia um desconto de R$ 20,00 e não um percentual.  Existem as duas situações.

Imagino que para isso, exista uma tabela de contatos ligada à tabela de clientes, que provavelmente tem somente um único campo (nome do cliente)

A tabela de clientes (formada ao longo de quase 30 anos) deve ter menos de 20.000 registros.

Não sei quantos registros tem a tabela de contatos (telefones e e-mails)

Tabela de serviços - Traz o tipos de serviços executados pelo escritório e o preço de cada um.  Tamanho da tabela - Menos do que 100 registros

Tabela de usuários - Tem o nome e a senha de cada pessoa que manuseia o sistema.  Menos de 20 registros.


Tabela de Pedidos - Nessa tabela ficam registrados os dados daquilo que o cliente traz até o meu escritório.  Basicamente os dados são:

- Nome do cliente;
- Identificação - Explico em outra ocasião, do que se trata;
- Número do processo (é um número tipo 0002052.8.19.2014.8.19-0001)
- Vara - Número da vara onde corre o processo (ex.: 2ª vara federal de Volta Redonda)
- Autor - Nome do autor do processo
- Réu - Nome do réu
- Nome do responsável - Alguns dos nossos clientes são grandes escritórios.  Grandes escritórios têm muitos advogados.  Esse campo é preenchido com o nome do advogado responsável por aquele processo.
Por default, esse campo deverá vir previamente preenchido com o nome do cliente (primeiro campo desta relação)
- Tipo de cálculo
- Número de autores/cálculos - Um processo pode ter mais de um autor.  O preço do trabalho é por autor, logo o preço daquele serviço deverá ser multiplicado pelo número de autores/cálculos indicados neste campo. Ex.
Foi selecionado como tipo de cálculo, FGTS - Expurgo.  O preço deste tipo de cálculo é de R$ 140,00, por autor.  Se são 10 autores no processo, o total a ser cobrado será de R$ 1.400,00.


Bem, essa é uma visão por alto do sistema.

Ele deverá também permitir que se controle quando um determinado pedido ficou pronto.  O operador, quando terminar o trabalho deverá informar ao sistema que o trabalho relativo àquele protocolo ficou pronto, e mais.  Quando o responsável pelo trabalho vier ao escritório retira-lo, deverá ser possível informar para quem o processo foi entregue, a data da devolução, o valor pago e a forma de pagamento.


Tudo o que está escrito acima já existe e funciona.

Além disso, o sistema permite que se insiram observações.  Essas observações podem estar atreladas ao pedido ou ao cliente.  Explico.


Vamos imaginar um protocolo de número 97815 (esse é um número sequencial gerado na entrada do pedido).  Trata-se de um processo de expurgos de FGTS.  O processo foi analisado, mas a pessoa que analisou os autos ficou com algumas dúvidas.
Esse relato, de tamanho ilimitado deverá permitir que se descreva o que se achar relevante sobre o problema encontrado.  Assim quando alguém ligar para o cliente, poderá ver o histórico do que aconteceu.

O outro tipo de observação é atrelada ao cliente.  Por exemplo, talvez sejam necessárias observações a respeito de determinados clientes.  Por exemplo, para o cliente Fulano da Silva, se deseja deixar registrado que seus cálculos sempre deverão ser impressos em 4 vias ou que o cheque que ele deixou para efetuar um pagamento foi rejeitado pelo banco.


O sistema tem algumas funcionalidades a mais do que as que estão aquei.  Tem Dashboards, que mostram, por dia quantos pedidos foram captados pelo escritório, quantos pedidos foram baixados (devolvidos a seus donos) com os valores arrecadados, por tipo de pagamento, permitindo um fechamento de caixa.

Do que não gosto no sistema:

1 - Da velocidade - Acho que o sistema é lento.
2 - Do visual do sistema.  Acho que poderia ser mais bonito.  Considero meio antiquado o visual, o que, confesso é algo bem pessoal.

3 - Preciso que novas funcionalidades sejam implementadas e a empresa que cuida disso têm sido extremamente lenta na implementação dessas modificações, que considero de baixa complexidade.

Exemplos de novas funcionalidades:

O sistema já dispara, por e-mail, avisos automáticos para os clientes, como:

Informamos que o pedido nº 99999 ficou pronto.  Abaixo dessa frase, vão os dados principais do pedido, como nº do processo, vara, autor, réu, identificação e valor a ser pago.

Gostaria que isso fosse, também, mandado por SMS e/ou Whatsapp.

Bem, é isso, em linhas gerais, do que preciso.  Não sei bem como isso tudo pode terminar.  Na minha visão seriam necessárias reuniões, pelo menos por telefone, com quem for fazer o sistema, mas vamos ver no que dá.