Preenchimento de Propostas Comerciais

Trabalho com locação de equipamentos para eventos. Preencho as propostas comerciais através de uma planilha Excel. Consegui desenvolver uma planilha com lista suspensa, utilizando uma macro activex para preencher os campos.
Porém, ela só dispõe do recurso autocompletar. Necessário que ela fosse pesquisável. Por exemplo, digito a palavra "fumaça", ele mostra o item "máquina de fumaça".
Além disso, também possibilite o cadastramento e exclusão dos itens. Outro detalhe é que também utilizamos essa planilha em uma máquina com MAC (Apple) e a versão do office para MAC não faz leitura dessas macros. Busco uma solução que não fuja do layout de impressão da planilha utilizada atualmente.
Importante ressaltar que temos uma forma própria de preenchimento: essas propostas não são precificadas  individualmente por itens, sendo que precificamos manualmente o valor por categoria (Ex: iluminação, led, estrutura...). Quanto as categorias, ocultamos aquelas que não serão utilizadas para determinado evento (Ex: evento “x” não terá estrutura, portanto ocultamos esta categoria e renumeramos as demais categorias para ficarem sequenciais na impressão). Excepcionalmente, dividimos a proposta em ambientes (Ex: palco, corredor...), Nestes casos é inserido uma linha de cor diferente para fazermos essa divisão. Buscamos uma maneira de automatizar o preenchimento, de forma pesquisável (mesmo que fora do Excel, utilizando alguma linguagem de programação), porém que mantenha a mesma estrutura e layout de impressão da proposta atual.