Organização logística para carregamento de caminhões

Para começar - farei um breve resumo de como é nossa operação de logística atualmente.
Caminhões vão para o ponto A(onde é feito uma fila e ficam estacionados aguardando liberação para ir ao ponto B[ponto de carregamento]) --> Se deslocam do ponto A para o B --> No ponto B fazem uma fila e aguardam para serem carregados --> ao carregar é despachado.

Como queremos que seja nossa operação:
Motorista entra no site, realiza o cadastro, indica sua previsão de chegada(ex: 01/10/2024 - 10:00) até o ponto A e é colocado em uma fila que corresponde ao horário que foi indicado sua chegada --> ao se aproximar do horário de chegada cadastrado, uma mensagem com antecedência no what's app(bot) é enviada automaticamente onde o motorista confirma ou não se estará pronto para ir carregar --> quando o ponto B se comunicar com o ponto A que pode ser liberado mais um lote de caminhões para irem carregar, uma mensagem chega no what's app(bot) automaticamente indicando a liberação para se deslocarem do ponto A para o B--> ao chegarem no ponto B, os motoristas devem confirmar sua chegada pelo what's app e o bot cria uma fila por ondem de chegada --> ao despachar o caminhão anterior, uma mensagem automática chega ao próximo na fila que pode se preparar para carregar--> e o processo se repete

Preciso de um site de cadastro onde os motoristas possam realizar o cadastro de agendamento(CPF, Nome, Placa, dados do veículo, telefone, dia e horário previsto para chegada até o ponto de carregamento e entre outros), esse site pode ou não sincronizar com nosso sistema dentro da empresa(usamos o SAP), porém, deve ser gerado um banco de dados para nós.

Para evitar problemas e atrasos por conta de pessoas com dificuldade em tecnologia pensamos na alternativa de termos um bot no what'sapp para essa organização, entretanto isso é opcional em caso de encarecer muito o projeto. Podendo usar como solução um tipo de quiz, botões ou alguma outra forma dentro do site para fazer essa função.