Organização de diretorio virtual (Drive) e padronização de pastas e nomes de arquivos

Contexto Geral do Projeto

1. Análise e Mapeamento da Estrutura Atual Objetivo: Mapear a estrutura de pastas existente, identificar duplicidades e entender as categorias de documentos e clientes já utilizados. Ações: Revisar as pastas atuais de nível superior (ex.: "clientes", "gestão", "documentos") e avaliar subcategorias como "procuradores", "scanner", "modelos de peças" e outras específicas dos clientes. Listar as pastas e arquivos que aparecem com mais frequência para definir padrões comuns. Identificar arquivos com nomes pouco descritivos ou sem padrão. 2. Definição de Padrões de Nomenclatura Objetivo: Criar um sistema uniforme e descritivo para a nomeação de pastas e arquivos, facilitando a busca. Ações: Clientes: Use uma estrutura de nomenclatura para pastas de clientes que contenha o nome completo do cliente e, se aplicável, um identificador (ex.: Número do processo). Exemplo: CLIENTE_NomeCompleto_IDProcesso. Arquivos dentro da pasta do cliente devem seguir uma ordem padrão, incluindo data e tipo de documento. Exemplo: 2024-10-28_ContratoServicos.pdf. Categorias Específicas: Crie subpastas dentro das pastas de clientes para separar os documentos por tipo, como "Contratos", "Petições", "Documentos Pessoais", "Relatórios", "Peças Processuais". Estrutura Geral: CLIENTES/NomeCompleto/TipoDocumento_Data_Descrição.pdf Exemplos: CLIENTES/AnaSilva/Contrato_2024-10-28_PrestacaoDeServicos.pdf CLIENTES/JoaoSouza/Peticao_2023-05-01_Execucao.pdf 3. Organização e Estrutura de Pastas Objetivo: Criar uma estrutura hierárquica clara e modular que permita fácil navegação e acesso aos documentos de cada cliente. Ações: Pastas Principais: Mantenha uma pasta "CLIENTES" como diretório principal para todos os clientes. Dentro dela, organize as pastas de clientes por ordem alfabética. Categorias de Documentos: Dentro de cada pasta de cliente, crie subpastas padronizadas como: 01 - Contratos 02 - Documentos Pessoais 03 - Peças Processuais 04 - Relatórios 05 - Certidões Utilize números para organizar a ordem de exibição dessas subpastas. Documentos do Escritório: Organize documentos administrativos (não relacionados diretamente aos clientes) na pasta "GESTÃO". Subdivida em categorias como "Financeiro", "RH", "Marketing", e "Estratégias Jurídicas". 4. Padronização de Arquivos Específicos (Documentos Repetitivos) Objetivo: Facilitar a padronização e atualização de documentos repetidos em diferentes pastas. Ações: Crie modelos padronizados para documentos comuns, como contratos, petições iniciais, recursos, etc. Armazene esses modelos em uma pasta específica dentro de "GESTÃO" ou "modelagem de peças". Nomeie os arquivos de modelos de maneira clara, ex.: MODELO_ContratoServicos.docx, MODELO_PeticaoInicial.docx.

Categoria Suporte Administrativo
Subcategoria Assistente virtual
Tamanho do projeto Grande
Isso é um projeto ou uma posição de trabalho? Um projeto
Disponibilidade requerida Conforme necessário

Prazo de Entrega: 10 de Dezembro de 2024

Habilidades necessárias