Melhorias nos processos da empresa

Somos uma empresa pequena empresa de informática onde atendemos diariamente clientes contratuais e clientes avulsos. Prestamos serviços de suporte presencial e remoto, gestão de Ti para pequenas e médias empresas. Também vendemos suprimentos de informática.

Atualmente somos uma equipe de 4 pesssoas (2 sócios + 2 funcionários)
- sendo um dos sócios responsável por adm/fin e servidores
- o outro funcionário responsável por adm/fin e suporte externo
- um funcionário suporte externo e assistência interna
- outro funcionário somente assistência interna

e todos fazem um pouco o papel de vendas, atendente de telefone, atendente de whatsapp e recepção

Notamos vários problemas, como esquecimento das coisas, má controle dos processos, de funcionário sair com produto e não lançar no sistema, fazer serviço e depois esquecer de cobrar porque não lançou, etc... E sabemos que um dos fatores disso é por não termos uma gestão melhor dos processos.

Temos o Jira Service Management configurado mas no momento encontra-se parado
Usamos o Jira Confluence para controle das documentações

Sendo assim preciso de propostas de como podemos melhorar nossos processos, deixar algo mais organizado, pois estamos pensando em no ano que vem contratar uma pessoa pra ficar responsável por todo atendimento telefônico e recebimento de primeiro atendimento. Temos já algumas ferramentas para isso que é um software de gestão comercial, e o jira como gerenciamento de processos, porém o Jira não sabemos utilizar muito bem, eu montei ele no ano passado, usamos um pouco mas paramos pois estava mal preparado talvez e os clientes não estavam abrindo o chamado, só chamando pelo whats.