Implantação de banco de dados

Olá, trabalho com pesquisa e senti a necessidade de criar uma base de pessoas recrutadas. Já tenho uma base de dados de umas 4 mil pessoas.

O que preciso?

O recrutador manda um link de formulário, o recrutado responde e automaticamente esses dados/colunas são subidos no banco de dados.
Recrutado inserido na plataforma, ele precisa receber um email automático de boas vindas com um outro formulário de complemento de informações.
Um ponto importante desse complemento é que não se deve duplicar as informações já existentes e sim complementar com dados novos.
Acredito que podemos reconhecer esses dados usando o CPF como key.
Fora isso, vamos utilizar alguns filtros de recrutamento, então nem todo formulário de complemento vão ter as mesmas colunas/ informações.
Então esse banco, precisa ter essas funções e também ser o mais usual possível, pois quem irá utilizar não entende de programação.

Então, o escopo é:

1 - Gravar formulário no banco de dados
2 -  Envio de Email de boas vindas com um outro formulário para complementar dados
3 - Reconhecimento por CPF para que o segundo formulário não duplique no banco e sim, complemente.
4 - Envio de formulário de tempos em tempos para atualização de dados.
5-  Precisa ter a possibilidade de filtrar pelo CPF  (por exemplo, data da última vez que o recrutado participou de alguma pesquisa, qual categoria de pesquisa, que tipo de campo ele fez (entrevista, grupo focal, etc.)

6 - Precisa ter fácil usabilidade para quem for buscar os dados depois