Aplicativo para gestão de um pequeno negócio

Eu tenho uma empresa que faz trabalhos para condomínios residênciais de aluguel.
Quando o locador sai do imóvel, pintamos o apartamento e depois limpamos, deixando tudo certo para que o novo morador venha e coloque seus móveis.
Em alguns momentos, também temos um funcionário que fica no edifício cuidando da manutenção dele, limpando banheiros e áreas comuns, tirando lixo, etc...

A empresa que é dona do condomínio está me exigindo um aplicativo que eles consigam acessar, me mandar o trabalho por lá e verificar o andamento do trabalho, sem precisar ficar todo momento me perguntando como está cada trabalho.
Pensando nisso, eu preciso de um aplicativo que tenha as seguintes funcionalidades:

- Gerentes, funcionários, supervisores, e empresa precisam acessar esse app e conseguir visualizar aquilo que lhe foi previamente permitido.
- Preciso de um espaço no card do trabalho que eu ou pessoas com acesso consiga fazer comentários, subir fotos;video curtos, check de conclusão.
-Workflow: O condomínio manda o trabalho, a empresa recebe notificação e então designamos o trabalho para o pintor. Ele é notificado e em seguida inicia o trabalho. Quando o pintor finalizar, ele da o check de conclusão e a tarefa volta para a empresa e aí sim nós iremos designar a tarefa para quem irá limpar o apartamento. Ao terminar a limpeza, outro check de conclusão, volta para a empresa e nós verificamos se está tudo correto e então damos o check final que avisa o condomínio que aquele apartamento já está pronto.

(Se possível, gostariamos de que todos essas notificações além de gerar um push notification no dispositivo (celular ou computador) também gerasse uma notificação via e-mail.

-Integrar um calendário é algo interessante para visualizar (entenda como se fosse as tabelas de banco de dados no notion e agora você pode visualizar também em calendário).

O trello atendia a gente até pouco tempo atrás... Então a ideia dos cards, das pessoas visualizarem e ir movendo, é interessante.

Se quiser, podemos marcar um vídeo chamada ou algo assim para que eu esclareça com detalhes a ideia.
Estou aberto a sugestões.

Obrigado.