Workflow

Trata-se de um workflow. Hoje utilizamos planilhas excel que pouco se comunicam. Portanto o projeto seria uma emulação dessas planilhas, mas que tenham comunicação entre si, níveis de acesso e elaboração de gráficos para análise das informações.

Temos cinco funcionários que utilizarão as planilhas (1)Proposta/comercial, 2) Financeiro, 3) RH, 4) Produção e 5) Contábil. O resumo do projeto segue abaixo.

1)    Proposta (Comercial)
a)    Cadastro de proposta com número, data, cliente, obra, tipo de serviço, aprovada, reprovada ou revisão. Nome do contato, e-mail e telefone. Link com a pasta onde ela está localizada.

B)    Criação de gráficos com as informações básicas relacionadas acima.
C)    Quando a proposta for aprovada haverá uma alteração de status para os outros funcionários (Financeiro, Recursos humanos, produção e contábil)
d)    Planilha com dados de prospecção, mídia etc..
2)    Financeiro
a)    Aprovada a proposta o financeiro deverá receber a informação de alguns detalhes da proposta como se haverá sinal, início do serviço etc...
B)    Deverá haver um cadastro de notas/contas a pagar com data, número da nota, se é material ou outros, a que obra se destina o gasto, e baixa para saber se está pago ou pendente.
C)    Cadastro de notas fiscais tiradas com número, data, nome do cliente, nome da obra, número da medição, data de pagamento e forma, via depósito ou boleto.
D)    Informação se houve adiantamento do boleto/nota via financeira ou banco.

E)    Deverá haver um centro de custo por obra onde teremos todos os custos de material e mão de obra e um indicador para mostrar quantos recursos ainda poderemos despender naquela obra. Haverá um link com produção mostrando uma tela de quantidade de material colocada e 
f)    Deverá haver relatório com gráficos referentes as informações acima.
3)    Recursos humanos
a)    Aprovada a proposta o RH recebe a informação do início da obra para poder alocar a mão de obra
b)    Deverá poder cadastrar cada funcionário com informações básicas e foto
c)    Terá calendário com o nome do funcionário e obra que está alocado naquele dia.
Se fez hora extra ou chegou atrasado e ao final do mês calcular automaticamente o que é devido para cada funcionário. Nessa aba haverá pasta por funcionário com folhas de ponto e recibos assinados escaneados.
D)    Cada funcionário terá uma pasta com todos os documentos.
Deverá haver um timer para apontar o prazo de validade dos documentos e sinalizar com prazo de antecedência para que os mesmos sejam renovados.
E)    Deverá haver uma pasta com os documentos da empresa.
4)    Produção
a)    Aprovada a proposta o encarregado de produção fará um checklist de materiais e recursos humanos para iniciar a obra.

B)    Cada obra terá informações de início, fim, recursos já aplicados, máximo a ser aplicado, com contagem regressiva e gráficos por obra e geral.
C)    Baseado no avanço das obras deverá haver uma planilha de medições para que sejam feitas as cobranças. Tal planilha tem comunicação com o financeiro para que o mesmo emita as notas fiscais e boletos.

5)    Contábil/controle
a)    Aprovada a proposta, contabilidade recebe a informação (dados do cliente para elaboração de contrato). Deverá ser criado um contrato padrão (template), onde serão inseridos os dados do cliente e criado o contrato automaticamente. Deverá haver opção de modificação dos dados conforme a necessidade.

B)    Deverá haver gráficos

1)    Deverão haver níveis de acesso, sendo atribuído a cada pessoa individualmente.
2)    Os usuários estão interligados e a ação de um aciona o outro para a continuação do trabalho, sem necessidade de comunicação verbal.
3)    Cada usuário terá um prazo para a execução de cada ação.
Caso não execute haverá a indicação de pendente. Caso execute mas não fique a contento, haverá a possibilidade de usuário interligado apontar a pendência e converta a ação de executada para pendente novamente. Para tanto deverá fazer um comentário sobre o assunto.

4)    Deverá haver um histórico de alterações para posterior análise.