Triagem - Controle de entrada e saída de Documentos

Este projeto é baseado em algumas normas da ISO na qual estou tentando adequar na empresa em que trabalho. Se trata de um controle simples de entrada e saída de documentos com os campos a ser preenchidos conforme anexo. Para tanto iniciei com um simples formulário no formato Excel e para me auxiliar usei uma ferramenta da microsoft para controlar as alterações  (https://support.office.com/pt-br/article/Controlar-altera%C3%A7%C3%B5es-em-uma-pasta-de-trabalho-compartilhada-22aea671-cac7-4fa3-845d-eeb23725bd15),  mas mesmo com todo este controle obtive 2 problemas :

1 - o controle de alterações não é fixo e mesmo que redirecione para uma outra pasta ou planilha de trabalho os logs, eles não armazenam continuamente sem falhas.


2 - vulnerabilidade no documento original, podendo apagar da rede a qualquer momento, mesmo controlando o arquivo

Critérios para realização do projeto

1- o arquivo ou programa pode ser feito em Excel ou Access para concluir esta tarefa bem como outro.

2- Meu ambiente é baseado em domínio Windows server 2008, pastas compartilhadas.

3- o programa deve armazenar logs de alteração do documento em qualquer momento de alterações  e armazenar no programa registrando o nome do usuário ( estou me baseando na leitura que o Office faz no usuário baseado em Domínio na ferramenta Active Diretory do Windows) na qual ele é identificado depois de alterar o documento.

4- o usuário não poderá ter acesso total ao documento ou programa, restringindo o acesso total ao administrador do sistema.

5 - Não estou solicitando um controle de acesso ao um banco de dados com cadastro de usuário e senha, mas se por meio deste objetivo do projeto não tiver uma opção que ocasione na segurança e controle na auditoria das informações gravadas no arquivo, pode considerar a criação.

Aguardo sugestões e qualquer duvida só entrar em contato.