Sistema de Aprendizaje en Línea (Tipo Crehana)

Contexto

La empresa Fulltorque imparte cursos online de herramientas de torque y derivados a grupos de usuarios de distintas empresas mediante dos plataformas de Internet. Estas son GetResponse para los webinars (clase en vivo) y Sistema LMS para desarrollar la prueba final.

Actualmente, el proceso depende de mucha interacción humana. Por lo cual, se necesita se necesita crear un modelo de negocio automatizado que permita reducir casi al 100% la interacción humana.

Proceso Actual

1. Profesor solicita listado de alumnos a tutor vía correo
2. Tutor envía listado en Excel a Profesor vía correo
3.

Profesor reenvía listado a Administrador vía correo
4. Administrador genera Webinar en GetResponse
5. Administrador envía invitaciones de registro a alumnos al Webinar vía correo
6.

Administrador envía invitación como “Presentador” a Profesor al Webinar vía correo
7. Administrador envía link de ingreso al Webinar a alumnos 1 hora antes del inicio vía correo
8. Profesor accede al Webinar 30 minutos antes del inicio esperando a alumnos
9.

Alumnos ingresan a Webinar
10. Profesor imparte curso durante 4 horas
11. En medio del curso, Administrador registra en sistema LMS los alumnos presentes
12.

Profesor finaliza curso e imparte instrucciones de acceso a la prueba
13. Administrador genera botón que redirige a sistema LMS
14. Alumnos acceden a LMS y realizan prueba (tienen 30 minutos)
15.

Una vez alumnos rinden prueba se finaliza Webinar
16. Administrador genera resultados de pruebas de alumnos (Porcentaje de aprobación y asistencia) en Excel según datos de Sistema LMS y Reporte de Webinar
17. Administrador envía resultados vía correo (Excel adjunto)
18.

Profesor genera certificados de cada alumno en Word
19. Profesor envía certificados y reporte solo al Tutor

Ocurrencias

- Del listado inicial, no todos se registran en el curso. Solo acceden al link de ingreso al curso (Paso 7)
- Del listado inicial no todos participan en el curso
- Alumnos se conectan y desconectan por conexión a internet de ellos
- Aprox.

Un 20% de los alumnos tiene problemas de ingreso a la prueba por dos motivos. El primero, que el Administrador no los registró en sistema LMS (problema de conexión y desconexión durante clase) y el segundo es que no saben de tecnología
- Los alumnos no sienten total seguridad al terminar su prueba, aunque el sistema les diga que aprobaron. Se debe a que ese 20% tiene problema y que están utilizando dos sistemas en paralelo.


Por lo cual, eso genera desconfianza. Esta incidencia la reportan en el chat de GetResponse.
- Para los alumnos que reprueban, el Profesor informa al tutor, y en el 95% de los casos, este indica que les reseteen la prueba.

Esto puede ser el mismo día o días después. En el caso de que sea días después, el Administrador debe enviar al Profesor el reporte Excel actualizado.

Requerimiento de Negocio

- Desarrollar un sistema de aprendizaje en línea LMS con funcionalidades de Crehana el cual permita automatizar las tareas mencionadas anteriormente y eliminar el uso de plataformas externa, unificando todo en el sistema nuevo. Cabe destacar que el software inicialmente no va dirigido a un público totalmente amplio como Crehana, sino a un grupo de empresas, que al pasar del tiempo, se espera el crecimiento. Es decir, en un futuro, se espera sea como Crehana.




Requerimientos Funcionales

El sistema debe contemplar al menos las siguientes clases

1.Administrador

2. Establecimiento (Empresa impartidora de cursos)
        3. Profesor
        
4.

Curso (Un curso se conforma de 1 o más temarios)
5. Temario (Un temario se conforma de 1 o más módulos)
    6. Módulos (Un Módulo es un video de 3 minutos)
            7.

Prueba (La prueba se conformará a partir de uno o más temarios)
                8. Pregunta (Cada pregunta va enlazada a un temario)

9. Cliente (Empresa cliente que puede tener uno o muchos tutores)
    10.

Tutor (Tutor lidera 1 o más grupos)
    11. Grupo (Se conforma por muchos usuarios)
        12. Usuario (Quien recibe los cursos)

Funcionalidades por Clases (Roles)

Administrador
•    Crear, leer, editar y eliminar a Clientes, Tutores, Grupos, Usuarios, Cursos, Temarios, Módulos, Pruebas y Preguntas
•    Administrar directrices
•    Crear un temario a partir de los módulos es decir, este debe poder subir los videos de 3 a 5 minutos.

Darle una descripción y otros.

Profesor

•    Crear un curso formal a partir de temarios. Arrastrar y soltar.
•    Crear un grupo y añadirle usuarios vía Excel o manual.


Se entiende que al grupo con anterioridad se le asignó el curso que rendirán.
•    Al grupo creado, el profesor debe tener un botón el cual haga que el sistema envíe un correo automático de participación a los usuarios al curso. El usuario al ver el correo, pinchará en un link el cual le permitirá crear una contraseña para poder acceder al sistema
•    Al grupo creado, el profesor debe tener un botón el cual haga que el sistema envíe un correo automático de participación al tutor como tutor al curso.


•    Ver grupo y sus resultados
•    Emisión de certificados manuales

Tutor
•    El tutor podrá ver el grupo y sus usuarios y las acciones que se han hecho, además de los resultados de avance y certificados
•    Poder añadir usuarios manuales y por Excel al grupo. Sistema debe detectar duplicación de datos
•    Tutor podrá enviar invitaciones mediante botón el cual haga que el sistema envíe un correo automático de participación a los usuarios al curso.
•    Tutor podrá descargar uno o más certificados de sus alumnos
•    Solicitar un curso para otro grupo.


Sistema notifica a profesor

Usuario
•    Acceder a registro (contraseña)
•    Ver los cursos asignados
•    Realizar cursos mediante avances (clases grabadas: módulos tipo crehana)
•    Ver avances
•    Otras funcionalidades de Crehana

Otras del sistema
•    Cada rol debe tener un menú de administración de perfil y datos de contacto
•    Solo los tutores tienen acceso a los certificados de usuarios
•    El administrador es el que sube los videos de módulos. Es decir, hace casi la totalidad del trabajo. El profesor solo asigna cursos a grupos (trabajo de gestión y control).


•    Sistema debe soportar demanda streaming
•    Sistema debe ser responsivo
•    Considerar que cada un año el usuario debe revalidar el curso para actualizar la validez del certificado
•    Considerar que el sistema debe ser basado para el “Establecimiento”. Este le debe entregar información valiosa de rendimiento. Con esto, ellos buscan solo gestionar.


Ver proceso en PDF adjunado