Programa de Gestión de Clientes

Objetivo:
Este documento tiene como objetivo definir de manera detallada los requisitos y especificaciones del programa CRM que será desarrollado para Frocom. El propósito de este documento es guiar al equipo de desarrollo en la creación de un sistema que cumpla con las necesidades específicas de la empresa.
1. Introducción
El proyecto de desarrollo del programa CRM tiene como finalidad automatizar y mejorar la gestión de relaciones con los clientes, así como optimizar la recuperación de clientes perdidos y potenciar la búsqueda y obtención de clientes nuevos. Esto permitirá a Frocom tener un control más eficiente sobre sus operaciones de ventas y mejorar la calidad del servicio al cliente.
La idea es contar con un programa basado en la utilización de un Mapa como eje central. El usuario al entrar al programa visualizará un mapa en el que tendrá a sus clientes, posibles clientes y clientes a recuperar geo referenciados. El mapa será interactivo y se podrán realizar todas las gestiones a partir de éste.
2. Requisitos Funcionales
2.1. Gestión de Clientes
•    El sistema debe ser capaz de tomar los datos de cada venta a partir de las facturas electrónicas emitidas mediante el uso de un programa de facturación existente FacturaExpress. Esto incluye información de contacto, ubicación de la empresa, Rut, productos y cantidades compradas, precio, vendedor.
•    A partir de los remitos generados en el mismo programa, se podrá tomar información respecto al momento de despacho de la mercadería.
•    Debe permitir el registro y actualización manual de acciones realizadas por los vendedores con cada cliente.
•    Debe permitir o sugerir automáticamente la corrección de plazos de contacto de un cliente y alertar sobre adelantamientos o atrasos en el ciclo normal del cliente.
2.2. Gestión de Posibles Clientes
•    Se debe permitir el ingreso manual de contactos con posibles clientes, categorizándolos según un ranking de importancia basado en parámetros preestablecidos.
•    Se debe poder dar seguimiento a la gestión de estos clientes potenciales de una forma similar a los Clientes, desde que se identifica una oportunidad de venta hasta que ésta se concreta.
2.3. Clientes a Recuperar
•    Después de un período específico de inactividad, los clientes inactivos deben cambiarse a la categoría de "clientes a recuperar". Desde ese punto, se inicia un proceso de recuperación.
•    El sistema contará con una serie de alertas cuando se detecten anomalías en los ciclos de compra del cliente.
2.4. Geo localización en el Mapa
•    El sistema debe proporcionar geo localización de cada cliente, posible cliente y clientes a recuperar y mostrar su ubicación en un mapa junto a información clave de cada uno. Por ejemplo fecha de última compra, último contacto, nombre del contacto, productos que compra, fotos de su local, etc.
•    El mapa será interactivo y todas las gestiones a realizar serán visualizadas en éste. Los filtros de información se mostrarán en forma de capas. Por ejemplo, seleccionando la capa clientes a recuperar, se visualizaran todos los negocios que tengan esa categoría.
•    Todas las acciones a realizar también se podrán realizar a partir del mapa, registro de una nueva lead, seguimiento, contacto, etc.
•    Se debe poder buscar un cliente por su nombre pero también por zonas, por ejemplo ciudades, departamentos, países, etc.
2.5. Uso de Inteligencia Artificial y Machine learning
•    La inteligencia artificial y Machine learning se utilizarán para un mejor aprovechamiento de la información y generar oportunidades de venta. Por ejemplo adaptar la periodicidad con la que se sugiere contactar a cierto cliente según los cambios en su comportamiento, sugerir productos a recomendar a un cliente, detectar zonas con potencial, diseñar estrategias, etc.
2.6. Emisión de Reportes
•    Debe ser posible solicitar reportes para evaluar la gestión de relaciones con el cliente, incluyendo cantidad de contactos, efectividad de los vendedores, ventas en pesos y volumen de mercadería, entre otros.
•    Con un click en el mapa, mostrar listado de compras y cantidad.
2.7. Canales de comunicación
•    Se debe contar con whatsapp y mail integrado.
3. Requisitos No Funcionales
3.1. Seguridad
•    El sistema debe garantizar la seguridad de los datos de clientes.
3.2. Rendimiento
•    El sistema debe ser capaz de manejar grandes volúmenes de datos y mantener tiempos de respuesta adecuados.
3.3. Escalabilidad
•    Debe ser escalable para acomodar el crecimiento futuro de Frocom y para ser usado por otras empresas, con usuario y clave.
3.4 Experiencia de Usuario
•    Diseño responsivo, adaptable automáticamente a diferentes tamaños de pantalla y dispositivos, como computadoras de escritorio, tabletas y teléfonos móviles.
4. Integración con el Programa de Facturación
4.1. Obtención de Datos de Ventas
•    El sistema debe integrarse con el programa de facturación existente para obtener datos de ventas, incluyendo listados diarios e históricos por cliente.
5. Requerimientos técnicos
7. Copyright
Los derechos de autor pasarán a ser del cliente una vez que se realice el pago definitivo y se le entregue la app y código fuente libre de llaves de seguridad.

8. Comunicación y Reuniones
•    Se programarán reuniones periódicas para discutir el progreso del proyecto y aclarar cualquier duda.