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Gestión Documental y Automatización con Ia para una Notaría

Published on the November 01, 2024 in IT & Programming

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Somos una notaría en Colombia en busca de un freelancer con experiencia en transformación digital y automatización con IA para optimizar nuestros procesos de gestión documental y atención al cliente. Nuestro objetivo es implementar herramientas de IA y plataformas de automatización accesibles para digitalizar, organizar y gestionar documentos de manera eficiente, creando una base de datos útil para la documentación legal recurrente y automatizando flujos de trabajo para reducir tareas manuales. El sistema debe ser rentable, basado en soluciones de software accesibles o económicas, y escalable.

Esperamos un flujo de trabajo ágil y optimizado que minimice la carga manual y mejore la precisión, aumentando la eficiencia del equipo y mejorando la experiencia del cliente. Requerimos también una capacitación completa para que los empleados puedan adoptar esta tecnología con la mayor fluidez posible.

Project overview

Paso 1: Gestión Documental y Procesamiento Herramientas OCR para Digitalización de Documentos: Utilizar la función OCR de Google Drive o Adobe Acrobat para digitalizar documentos físicos, haciendo el texto editable y fácil de buscar. Extracción de Datos desde Documentos: Configurar Microsoft Azure Form Recognizer o Amazon Textract para reconocer campos específicos (como nombres, fechas y números de identificación) y extraer datos estructurados. Organización y Almacenamiento de Archivos Digitalizados: Crear un sistema de almacenamiento en Google Drive o OneDrive, con jerarquías de carpetas organizadas por tipo de documento o cliente. Configurar el control de acceso y automatizar las notificaciones a los clientes cuando sus documentos estén procesados o compartidos. Paso 2: Creación de una Base de Datos Útil Configuración de la Base de Datos: Usar Google Sheets o Airtable como una solución temporal de base de datos que permita filtrar, organizar y vincular entradas de datos. Importación de Datos desde los Documentos: Ingresar manualmente los datos extraídos en Google Sheets o Airtable, categorizando por campos como nombre del cliente, tipo de documento y fecha de notarización. Automatización de Ingreso de Datos: Configurar Zapier o Integromat (Make) para extraer texto desde documentos procesados con OCR y transferirlo directamente a la base de datos, reduciendo la entrada manual. Vincular con herramientas como Google Sheets o Airtable. Paso 3: Automatizaciones Usando Herramientas de Acceso Abierto Redacción Automatizada de Documentos: Crear plantillas en Google Docs para documentos legales recurrentes y poblarlas con datos de la base de datos (Google Sheets) utilizando Google Apps Script o Zapier. Automatización de Verificación: Configurar reglas condicionales en Google Sheets (o Airtable) para marcar entradas que requieran revisión basada en criterios específicos. Recordatorios y Notificaciones Automatizadas: Usar Google Calendar y conectarlo vía Zapier a la base de datos para crear recordatorios automáticos de fechas de vencimiento de documentos, seguimientos a clientes o recordatorios de horarios pico. Paso 4: IA para Análisis Predictivo Básico Análisis de Datos: Usar funciones integradas de Google Sheets para análisis básico sobre el flujo de clientes o volumen de servicio en diferentes horas del día. Análisis Avanzado con Google Data Studio o Microsoft Power BI: Conectar la base de datos de Google Sheets a Google Data Studio para obtener visualizaciones sobre patrones, como horas pico o tiempos de procesamiento de documentos. Exploración de Datos: Utilizar ChatGPT para obtener un resumen de tendencias, insertando datos anonimizados para ideas predictivas rápidas o explorando patrones de uso de clientes con estadísticas básicas. Paso 5: Interacción con el Cliente Chatbots para Preguntas Frecuentes: Crear un chatbot sencillo en una plataforma sin código como Tidio o Chatfuel para responder a preguntas frecuentes y programar citas. Estos pueden integrarse en un sitio web básico o usarse a través de WhatsApp Business. Actualizaciones Automáticas a Clientes: Configurar automatizaciones de correos en Gmail usando Google Sheets o Airtable como desencadenante para notificar a los clientes cuando sus documentos estén listos o cuando haya acciones pendientes.

Category IT & Programming
Subcategory Artificial Intelligence
Project size Medium
Is this a project or a position? Project
Required availability As needed

Delivery term: Not specified

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