Gestão de Aulas e de Escola

1ª fase - Plataforma de cursos online e presenciais
Função  - Conexão entre Escola, Professores e Alunos / Agenda de Marcação de Aulas

Características da nossa escola
Uma escola de idiomas que atende seus alunos de forma personalizada e adaptando processo didático às necessidades e interesses dos mesmos.

Idiomas: Inglês, espanhol francês, alemão, italiano e português para estrangeiros.

Nome do aplicativo: a definir
Aplicação web / mobile
Sistema hospedado no servidor da empresa fornecedora de hospedagem (atualmente locaweb) com link de acesso no site

Descrição: Sistema Inicial – Módulo 1
Esta etapa: Módulo didático
Objetivo – Cadastros e marcações de aulas de forma a estabelecer a conexão online entre alunos e professores e uma solução de continuidade das aulas (no caso das aulas presenciais) com controle de acesso aos dados dos alunos, controle de aulas ministradas, materiais didáticos e softwares de apresentação (temos os softwares para ministrar as aulas).
Consiste em um programa com aos materiais da escola e de marcação de aulas de diferentes idiomas e em diferentes níveis, nos diversos programas de ensino disponibilizados pela escola.
Uma agenda/plataforma para o estabelecimento de contatos para aulas, entre os professores e os alunos, utilizando materiais e recursos didáticos hospedados na plataforma (servidor dedicado na empresa de hospedagem ou outra solução)
Funcionamento:
Feita a matrícula (modalidade online ou presencial), o professor se conecta e tem acesso aos materiais para as aulas (e acesso aos alunos em caso de aula online – via aplicativo de reuniões – atualmente usamos o zoom).
O aluno acessa o sistema ou se apresenta para aula (na modalidade presencial) e terá a continuação da aula anterior. 
Tipos de programas que a escola oferece atualmente (online e presenciais)
Programas executivos:
São programas personalizados (na escola, na empresa ou na residência do aluno), nos quais o aluno pode contratar quantas aulas quiser (desde 01 até 30 aulas por semana), pelo tempo que quiser (duração variável) e marcar as aulas por semana de acordo com os horários que encontrar “livres” nesta agenda. Poderá definir horários fixos.
Exemplo prático:
O aluno adquire 20 aulas de inglês no nível intermediário. No aplicativo ele encontrará os horários disponíveis para marcação das aulas, com os professores que foram cadastradas para o seu nível, possibilitando o agendamento de aulas.
Poderá ainda, fixar horários (exemplo: segunda, quarta e sexta às 18h30min) e será gerada uma programação de aulas pelo período que ele desejar (cronograma).

Programas em turma:
São programa de turma, nos quais cria-se uma turma, são definidos dias e horários para a realização das aulas de acordo com o cronograma (na escola ou na empresa contratante – In Company).
Exemplos práticos:
1.    Uma empresa contrata a escola para dar aulas na empresa, para alunos de níveis variados, duas vezes por semana, durante 12 meses, no endereço da empresa
Teremos que definir os níveis (teste de nivelamento); criar as turmas, fixando dias e horários; gerar o cronograma de aulas de acordo com os dados a serem cadastrados: Data de início, idioma, nível, número de alunos, número de aulas por semana/mês, duração do programa, total de aulas programadas.
2.    Nós abrimos uma turma na escola, com data de início, idioma, nível, número de alunos, número de aulas por semana/mês, duração do programa, total de aulas programadas e abrimos as inscrições.

Programas específicos:
    Direcionados para objetivos específicos dos alunos





Etapa de cadastro
Cadastro de sedes da escola
    Atualmente só temos uma (prever outras)
Cadastramento de idiomas
Atual - Inglês, espanhol, francês, alemão, italiano e português para estrangeiros
Cadastramento de horários
De 2ª a 6ª – 07:30/21:30min; aos Sáb. 09h30min /13h30min – marcação pode ser a cada meia-hora (aula de 50 minutos), 07:30, 08:00, 08:30; 09:00...
Cadastramento de níveis
Níveis - A1, A2, B1, B2, C1, C2
Cadastramento de Salas
Na escola, online, in Company (empresas), particulares (residência do aluno)
Cadastramento de programas
    Executivos, Turmas, In Company, específicos
Cadastramento de materiais (para link)
    Subir os materiais
Cadastramento dos professores
Dados, idiomas, níveis e os horários que eles atendem.
Cadastramento do aluno
Número interno, nome, CPF, e-mail, telefone, endereço, data de nascimento, responsável (repetir dados), data da matrícula, data de início, definir o idioma, o nível do aluno, número de aulas por semana/mês, duração do programa, total de aulas contratadas, valor da mensalidade
Cadastro de testes de nivelamento
    O aluno pode fazer um teste diretamente no site
Outros Cadastros (?)



Operação
A pessoa recebe um link (depois das tratativas com a escola) ou acessa o site e completa seu cadastro, dando “aceite” da contratação (confirmação pelo e-mail)
Para validação da matrícula, a pessoa tem que quitar a primeira mensalidade (ou taxa de inscrição)
A pessoa deve receber uma mensagem de boas-vindas ao se cadastrar (ou ser cadastrado pela escola), com instruções para completar o cadastro e a validação da matrícula (aí entra o QR code, Pix ou boleto)
Recebe uma mensagem de confirmação da matrícula e acesso ao webschool (sistema de marcação de aulas) para poder agendar suas aulas, por e-mail e/ou whatsapp (?)
Agora o aluno já tem sua grade de aulas (turmas) ou pode marcar e desmarcar suas aulas livremente (24 de antecedência para desmarcar, 48 horas para marcar).
Quando o aluno quer marcar aula, ele loga e clica para marcar a próxima aula
O sistema apresenta os horários disponíveis para a marcação da aula dele de acordo com o que foi cadastrado (idioma, nível, etc.)
O aluno (mesmo que seja executivo) pode fazer uma “grade fixa”, na qual ele terá as aulas agendadas no mesmo dia e horário durante todo o período contratado (horários fixos).
O aluno escolhe o horário e clica pra marcar aula e pronto: a aula está marcada
O aluno recebe uma confirmação de marcação da aula (atualmente por e-mail)
As aulas realizadas ficam registradas no histórico do aluno
Tanto o aluno como a secretaria da escola acessam o mesmo sistema.
Relatórios a gerar:
Aulas marcadas (diário, semanal, mensal)
Horários disponíveis
Alunos
Histórico do aluno
professores
Aulas por professor




Próximas fases – Futuro
Sistema de Gestão da escola
É necessário uma estrutura seja adequada para a implantação de outros módulos :
Módulo Comercial
A ideia é que a pessoa acesse o site e possa “montar” seu programa ou encontrar uma turma do seu nível e se matricular.

Módulo administrativo / financeiro
Controle de mensalidades, pagamentos, recebimentos, livros

Módulo Comercial
Atendimento, prospecção e CRM

Módulo controladoria e contabilidade
Controle fiscal, tributos, custos e lançamentos