Controles en la cadena de suministro

Especificaciones teóricas y servicio
modulo 1
tipo de app
•    que sea una app funcional para móviles y pagina web.
•    Que en el móvil  permita que la aplicación funcione en cualquier tipo de dispositivo, sea iOS, Android desde su versión 6.0  en adelante y Windows Phone. Más allá de eso, pueda acceder a varias funciones de un teléfono móvil, como la cámara fotográfica, el Gps, el calendario, las fotos, etc.


Niveles de seguridad
•    debe ser una app que brinde protección a la hora de usarla,
•    controles de prevención de fuga de datos. Esto restringe las funciones de copiar cortar y pegar.
•     Cumplimiento de conformidad.

Evita generar capturas de pantalla según políticas corporativas.
•    Seguridad ante la encriptación rota
•    Que solo los administradores de la App puedan generar modificaciones de información o de formularios.
PROTECCIÓN de datos personales
•    esta sin duda debe ir anclada con la seguridad de la app.
•     Garantizar el derecho de todas las personas adscritas a la App a mantener copia del formulario de autorización de manejo de datos personales. Según la ley 1581 de 2012.




Cargue automático de datos
•    que una vez sea registrado el usuario o cliente, al crear uno o más formularios estos carguen de forma inmediata la información al otro con solo ingresar el número de cedula por ejemplo.
•    Que al ingresar la placa del vehículo de una vez cargue la información restante, como nombre del conductor
•    Que al ingresar  genere verificación de los datos automáticos ejemplo: se ingresa la placa, debe salir de una vez el nombre del conductor, los datos del vehículo,  datos de la empresa de transporte a la cual está afiliado,  etc.

MODO Y capacidad de almacenamiento
•    esta app debe tener suficiente almacenamiento para el cargue de archivos como los don pdf, excel e imágenes.
•    La capacidad de almacenamiento debe ser amplia y anclada a la memoria del dispositivo móvil ya que deberá dejar exportar las fotos que sean necesarias para cada lista de chequeo.

REPORTES
•    Es necesario que la aplicación muestre a los administradores y clientes master,  indicadores (KPI)  en tiempo real.


•    Que cada cierto periodo de tiempo envíe el reporte correspondiente del seguimiento a los administradores y clientes  master o supervisores según lo manifieste el cliente.
•    Que pueda generar una alerta automática en caso de un evento de criticidad o prioridad alta.( Perdida o daño de mercancía) entre otros.
•    Se deberá crear y asociar los servicios requeridos por los clientes en línea
•    Que los datos se puedan subir en línea o mediante un formulario de Excel para cuando no se cuente con conexión a internet

modulo 2
definición de perfiles de usuarios

administrador
•    el primer perfil de usuario es el administrador
•    este usuario es el que tiene el control de la app, puede modificar información básica, y relacionar a los clientes, debe tener acceso total a la modificación de la app
•    creará formularios
•    podrá modificar y personalizar los formularios
•    creará los perfiles necesarios de acuerdo a las necesidades de los clientes.
CLIENTES 
Este perfil se podrá crear de acuerdo al tipo de paquete de servicio que requiera el cliente.
Se deberá poder asociar al cliente con los servicios estándar o a los check list que se creen para cada cliente.

1)    cliente solo app. 
Para este cliente se le brindara las herramientas de la App, con un usuario master.                                                                                     
2)    cliente con servicio in house
para este cliente se le brindara el usuario master, con creación de perfil de supervisor y operador
3)    cliente con servicio de ½ in house
este cliente contara con el servicio de usuario master y un usuario de supervisor.



•    El siguiente  perfil de usuario es el cliente.
El cual podrá relacionar 3 usuarios según el paquete que adquiera.

Tipos de usuarios

•    usuario master o ejecutivo
•    este será quien reciba los reportes y tenga acceso a las funciones básicas de la aplicación.
•    Usuario supervisor
•    tendrá acceso limitado a la app
•    podrá ver las alertas que generen los usuarios operativos.
•    Será quien genere los informes, con un periodo de tiempo el cual,  establecerá el usuario master  y que la aplicación sea la que le genere el recordatorio.
•    Usuario operador
•    es el encargado de realizar los reportes y generar alertas al supervisor en caso de una novedad, tiene acceso básico  y funcional a las listas de chequeo y será el encargado de tomar las evidencias (fotos) y realizar los informes.



Modulo 3

modulo operativo

3.1)  TRANSPORTE
* Se debe almacenar la información y el cargue automático de datos y deben contar con las fotografías del conductor, vehículo y sus respectivos documentos para la verificación de identidad. 
Conductor: nombre, numero de cedula, número y clase de pase, datos de contacto.
Vehículo: placa, soat, revisión tecno mecánica, tarjeta de propiedad, póliza de seguro.
Empresa de transporte: licencias de tránsito,

3.2) control de ruta
*se creara  un registro de la ruta que cada vehículo realice, en la cual se registre el recorrido con una hora de inicio y una hora final, con un informe de medición semanal.

Esta medición se realizara con una hora estimada vs una hora real en los dos casos la inicial y la final, medido por Kpis

3.3) registro de  cumplidos
a medida que el transportador va entregando los pedidos, este deberá ir generando un reporte de cumplimiento.
Este reporte se generara con los indicadores y las fotografías necesarias.

3.4) INTEGRIDAD
*Datos completos de la carga.
*Fotografías de la mercancía cuando está cargada y al vehículo cerrado.
*Arqueo de la mercancía en el despacho.
*Reportes de mercancía faltante, sobrantes y por roturas.


*Revisión  y cumplimiento de los documentos del vehículo y del conductor.
*Estado de las llantas y carrocería.

3.5) RECIBO

* Se debe constatar la información de la base de datos con  las fotografías del conductor, vehículo y sus respectivos documentos para la verificación de identidad. 
*Conductor: nombre, numero de cedula, número y clase de pase, datos de contacto.
Vehículo: placa, soat, revisión tecno mecánica, tarjeta de propiedad, póliza de seguro.
Empresa de transporte: licencias de tránsito,
*Datos completos de la carga.
*Fotografías del vehículo antes de la apertura y a la mercancía antes de descargarla.
*Arqueo de la mercancía en el recibo.
*Reportes de mercancía faltante, sobrantes y por roturas

reportes kpis y  otif

se generaran reportes constantes donde se analicen los datos de tiempos de recorridos, y tiempos de entregas junto con el estado de la mercancía.
     

Se realizaran reportes continuos de la seguridad de la mercancía y de los estados en que se entregan, un reporte por cada uno rotura, faltantes y sobrantes.

ALMACENAMIENTO

*realizan conteos aleatorios de la mercancía con  las listas de chequeo
De los productos más ofensores ya sea por perdida o por rotura.
*A los productos de más rotación
*los que generen mayor utilidad, ya sea por mayor ganancia o por menor costo de almacenamiento.
*Tipos de cliente, lo que para ellos genere mayor valor. 
Condiciones
seguridad industrial
- aparatos elevadores (ascensores, montacargas, elevadores)
- instalaciones de gas y almacenamientos de combustibles gaseosos
- instalaciones térmicas (calefacción, climatización y agua caliente sanitaria)
- equipos a presión
- almacenamientos de productos
- prevención de accidentes graves
estanterías
almacenamiento estático: sistemas en los que el dispositivo de almacenamiento y las cargas permanecen inmóviles durante todo el proceso.


Almacenamiento móvil: sistemas en los que, si bien las cargas unitarias permanecen inmóviles sobre el dispositivo de almacenamiento, el conjunto de ambos experimenta movimiento durante todo el proceso.

Se deben evitar los impactos sobre los puntales de las estanterías con una apropiada formación del operador de la carretilla y mediante la adopción de medidas de seguridad, entre las que se encuentra el uso de protecciones.
Como mínimo se han de colocar protecciones en los puntales de las esquinas situados en los pasillos de circulación o en los cruces de pasillos donde las carretillas cambian de dirección.

Se debe realizar un mantenimiento a estás cada cierto periodo de tiempo.

No se podrá generar sobre carga en las estanterías.

Pasos peatonales

demarcar los senderos peatonales.
Advertir que todo personal utilice los epp

ubicación de la mercancía
se deberá verificar que la mercancía más antigua que sea la que valla saliendo primero. Ya sea que se valide por ubicación o rotuladas con fecha de almacenamiento y teniendo en cuenta las fechas de vencimiento generando reportes de FIFO  Y fefo

despacho

*se inicia con un check list de arqueo de mercancía.


*Fotografías al estado en el que se está entregando al transportador

ALISTAMIENTO
*se deberá revisar las cantidades de mercancía que aparecen el  listado vs la que está  saliendo 
*se deberá verificar que la mercancía salga de acuerdo a la más antiguo que este en bodega, teniendo en cuenta fechas de caducidad.
*Se tendrá en cuentas las fechas de entrega para realizar el alistamiento de la mercancía.

CARGA

* Se debe constatar la información de la base de datos con  las fotografías del conductor, vehículo y sus respectivos documentos para la verificación de identidad. 
*Conductor: nombre, numero de cedula, número y clase de pase, datos de contacto.
Vehículo: placa, soat, revisión tecno mecánica, tarjeta de propiedad, póliza de seguro.
Empresa de transporte: licencias de tránsito,
*Datos completos de la carga.
*Fotografías del vehículo y a la mercancía antes de en el momento en este cargado.
INTEGRIDAD
*Datos completos de la carga.
*Fotografías de la mercancía cuando está cargada y al vehículo cerrado.
*Reportes de mercancía faltante, sobrantes y por roturas.
*Revisión  y cumplimiento de los documentos del vehículo y del conductor.
*Estado de las llantas y carrocería.

Registro de cumplidos

*se registrara fotográficamente los documentos ya con las firmas de cumplidos.
*Se tomara fotografías de  la mercancía cuando se está realizando la entrega al cliente.


Modulo
auditorias

las auditorias podrán ser realizadas en la plataforma por el cliente con el usuario de administrador o el usuario de supervisor.

Auditorias aleatorias. 
Cada cierto tiempo generara una alerta recordando la auditoria.

PREDEFINIDAS
Se realizaran mediante un formato ya establecido a los aspectos básicos de los procesos y de la mercancía

PERSONALIZADAS
Estas se podrán realizar a solicitud de las necesidades del cliente, deberá ser un  formato nuevo basado en el establecido, con las necesidades que haya en la operación del área que se desea auditar.

Se deberá revisar cada área con unos ítems ya predefinidos en las listas de chequeo, a los que según la criticidad se le deberá tomar foto y poder enviar de manera automática

Los check list podrán cargarse con conexión de wiki para minimizar el uso de datos.

*Se realizar auditoria con un criterio de evaluación y ciertos porcentajes para cada ítem de proceso.
*Espacio Físico
*Actas de entregas de mercancía que se deba generar por fallas de sistema con nota manual.
*Gestión Notas Abiertas Antiguas
*Mercancía que no pertenezca al área
*Ingreso de mercancía que no fue posible la entrega.
*Auditoria  a el proceso de cargue
*Auditoria a la mercancía que salga  de Rotura, faltantes y sobrantes 
*Auditoria a los Requerimientos
*Se debe revisar el proceso que lleva con la mercancía que queda como Olvido cliente.
*Se deberá revisar los cumplidos que cuentes con las firmas y sellos correspondientes a las áreas y al cliente en el momento de la entrega.

Esto se deberá generar con porcentajes de acuerdo a la escogencia del cliente y/o  predeterminados por la criticidad del proceso o de la mercancía.