Pagina Web comunicacion interna

Descripcion de necesidades
somos una comunidad constituidas en régimen de condominio horizontal, buscamos crear nuestra página web por medio de un proyecto orientado a la comunicación interna del condominio, en este se contempla reunir un registro de todos los usuarios, con la finalidad de poner a su disposición información de interés relevante, que permita dar a conocer de forma actualizada todos los elementos que intervienen en la administración del condominio, tales como estados financieros detallados y oportunos, proyectos en beneficio de la comunidad, incluyendo presupuestos y cotizaciones de proveedores, avance de proyectos y gasto realizado, directorio de condóminos, publicación e invitación a eventos culturales y deportivos, invitación los condóminos  a participar como potenciales proveedores, zona de aliados comerciales y/o promoción inmobiliaria, interacción continua con la mesa directiva y la administración, buzón de quejas y sugerencias, blog, etc.

DISEÑO de contenidos


inicio.

Datos obligatorios:

Permite el ingreso autorizado solo a usuarios registrados los cuales son precargados desde una base de datos en Excel donde se asignaría el usuario partiendo de un correo electrónico compuesto por la manzana y numero de casa o terreno por ejemplo: H17@azaleasresidencial.com en donde H = manzana y 17 = al numero de casa o terreno o en su defecto para usuarios externos facilitar el registro y alta de nuevos usuarios, en el primero de los casos pone a disposición del usuario todo el menú de elementos de los que dispondrá la página web del condómino, en el segundo permitirá recabar toda la información necesaria para el alta en el padrón de usuarios permitidos con acceso limitado, por ejemplo para la zona de aliados comerciales y/o agentes inmobiliarios.

Con el primer acceso el usuario precargado deberá cambiar su contraseña de forma tal que solo él tenga acceso a su perfil



Datos opcionales:

Nombre completo.
Dirección.
Fecha de nacimiento.
Número Telefónico local.
Número de habitantes en la vivienda
Cantidad de empleados domésticos
Numero de automóviles con sus respectivas placas.
Celular (obligatorio, para recepción de mensaje con código de activación de acceso)
Email alternativo Opción de envió de código de activación (Email o celular)

Esta información permitiría la creación del perfil del condómino, preferencias, datos familiares, e información general que permita agilizar el acceso a invitados ocasionales o de forma continua, registro de personal doméstico, registro de obras menores y personal encargado de realizarlas, etc., Esta información solo será consultada por la mesa directiva según el área requerida, con la idea de apoyarse en la toma de decisiones relevantes, así mismo permitirá la actualización de forma continua para controles de acceso y seguridad.

Servirá también para crear registro de condóminos interesados en ser potenciales proveedores permitiendo acercar a la mesa directiva información acerca de actividad, experiencia y deseos de eventualmente participar como proveedores.


estados financieros.

En este apartado se podrán poner a disposición de los condóminos los estados financieros y contables, pudiendo ser consultados de forma global o parcial, proporcionará una forma ágil de navegación permitiendo ver de forma detallada, por medio de algún mecanismo de indexación o paginación, cualquier documento que permita soportar los asientos contables que componen el estado, facilitando consultas por ejercicio especifico, ya sea de forma anual, mensual o acumulada a la fecha de consulta. Todos los documentos estarán disponibles al condómino en forma Pdf y eventualmente para su impresión.

publicacion de reglamento interno y circulares.

Mecanismo para poner a disposición de los condóminos el reglamento interno vigente, así mismo reducir el gasto de papel utilizando este mismo medio para la publicación de circulares y publicaciones de interés para los residentes del condominio. Cualquier información que desee la administración y/o mesa directiva poner a consideración de la comunidad del condominio.


PROYECTOS: (Cargado en formato PDF)

En esta sección se ´pondrá a consideración de los condóminos información acerca de proyectos orientados a mejorar las instalaciones y servicios de la comunidad, e inversiones proporcionando un método de encuesta que permita a la mesa directiva la toma de decisión y viabilidad del proyecto, permitirá publicar resultado de concurso y cotización de las propuestas presentadas por los diferentes proveedores, incluyendo currículos de cada uno de los participantes. Presentación completa del proyecto con planos, diseño y especificaciones, así como el o los contratos establecidos que garanticen el respeto de cotizaciones, calidad de materiales, tiempos y entrega de obra.

Esta sección deberá contar con un sistema de registro de condóminos que eventualmente deseen presentar propuestas, habiéndose previamente registrado como potencial proveedor y presentado como cualquier participante la información requerida.

Publicación de encuestas de aceptación.

Orientado a medir la aceptación o rechazo a proyectos relevantes y que por su envergadura requiere de monitorear la opinión de los condóminos, deberá ser por medio de preguntas simples que requieran <si> o <no>, y expresar una breve opinión cuya longitud no será de más de 100 caracteres. Deberá contener fecha de inicio y fecha de término de la encuesta, al final deberá proporcionar el resultado de la misma de forma cuantitativa, deberá registrar un archivo histórico de la misma.



Control de avance de proyecto. (Cronograma)

Se deberá registrar mensualmente un avance de obra, proporcionando alcance de obra y gasto presupuestado y autorizado ejercido, permitiendo al condómino un mecanismo para realizar observaciones y denunciar cualquier anomalía detectada.

Conclusión de proyecto.

Permitirá publicar la conclusión del proyecto, ofreciendo toda la información relevante acerca del mismo, presupuesto inicial, variaciones (si las hubiera), total ejercido, déficit o superávit, así mismo pondrá a disposición del Condómino una mecánica para opinar acerca de la conclusión, que permita a la mesa directiva realizar una evaluación objetiva tanto de la calidad, tiempos, costos y estándares del proveedor a quien se asignó el contrato.

Registros de proveedores

Cualquier proveedor que eventualmente desee participar en la presentación de propuestas deberán de contar con un registro con toda la información requerida para analizar la viabilidad de participación. Permitirá a la administración tener un registro histórico de proveedores de forma tal que esté al alcance del condómino quien es quien de los proveedores

acercamiento de la comunidad.

Buzón de quejas y sugerencias, cuya finalidad es proveer al condómino una mecánica de manifestar sus inconformidades, en todos los temas que competen a la mesa directiva y/o a la administración, identificando a quien va dirigido, y por quien fue realizado, y deberá contemplar un mecanismo que permita verificar que haya sido leído y respondido, dispondrá de un menú de opciones que permitan identificar el tema a tratar. Deberá crear un registro histórico por fecha, registro de condómino y área de competencia. Facultar exportar a Hoja de Excel.



EVENTOS Y ANUNCIOS.

Orientado a informar a la comunidad de eventos de carácter cultural, deportivo o artístico con el objeto de contribuir al esparcimiento y a la participación, permitiendo realizar un censo de la aceptación o rechazo del evento, sea este de carácter cultural o deportivo, igualmente por medio de una sencilla encuesta conj respuestas cerradas <si> o <no>.

enlace de capacitacion e inovacion (manual del usuario)

con objeto de que la comunidad esté al tanto del funcionamiento y operación del portal, así como de las novedades que amplíen el conocimiento de las herramientas de comunicación y análisis con las que contaremos con la página web, proporcionando imágenes, videos y manuales que permitan ampliar la información expuesta en esta sección.

COMENTARIOS.

El presente es un bosquejo general de las necesidades que deseamos exponer, se invita a los interesados en presentar una propuesta a que expongan alternativas y enriquezcan la funcionalidad, se recomienda presentar soluciones auto gestionables, que faciliten la interacción, de forma tal que se pueda ajustar a nuestras necesidades. La propuesta deberá detallar contenidos, costo y tiempos de entrega.

SEGURIDAD. (Control informativo)

Proporciona información al personal de seguridad necesaria para la identificación de las personas autorizadas por el condómino a ingresar a su domicilio aún en el caso de que no se encuentre el condómino presente, el condómino podrá registra las placas de los vehículos que podrán ingresar, pudiendo detallar  el tipo de estatus que guarda la admisión, sea esta de forma temporal, definitiva o ocasional en el caso de realización de eventos sociales o familiares así mismo detallara la relación entre condómino y visitante. Todo vehículo o persona que solicite su ingreso y no esté registrado deberá ser tratado de acuerdo con el protocolo de seguridad establecido.


La información publicada en esta área será de acuerdo con los niveles de seguridad establecidos por el condómino y únicamente las limitaciones establecidas de acuerdo con los parámetros permitidos en el reglamento interno de seguridad, opciones que serán elegidas por el condómino de acuerdo con el menú de opciones proporcionadas en la sección de registro previo. Esto permite al condómino elegir cuales permisos quiera otorgar a los visitantes cuyo ingreso sea registrado previamente.

Contará con un pizarrón de anuncios que permita proporcionar al condómino información relevante acerca de cambios de políticas en el aspecto de seguridad, dirigido únicamente a los condóminos.

AVISOS E informacion general.


Blog.

Orientado a la comunicación entre usuarios y condóminos registrados incluyendo mesa directiva y administración.

Se pretende tener una página interactiva, navegable y fácilmente escalable de forma tal que se pueda agregar fácilmente nuevas funcionalidades, por ejemplo, videos interesantes de primeros auxilios, herbolaria, tecnología, recetas etc.

Se ha pensado algo fácil y dinámico como Word press, sin embargo, se aceptan sugerencias.


Saludos

Condominio Azaleas Residencial










definicion de funciones

es importante subrayar que lo que buscamos no es una página que este orientada a la venta de algún producto, si bien es cierto que estará con acceso a un sector del público en general, el 90% de los usuarios pertenecen a una comunidad condominal y que la finalidad es ofrecer un mecanismo de comunicación interna, entre condóminos, mesa directiva y personal de administración, de forma tal que la comunidad esté al tanto de la actividades que desarrollan cada una de las partes, brindando transparencia a la gestión que realizan todos.

Busco que sea una página autoadministrable y actualizable, de forma tal que se le pueda incrementar incisos, pestañas, paginas Etc. 

formato de navegacion y presentacion al usuario


inicio

a.    Ingreso usuarios condómino: (email) y contraseña, usuarios precargados
B.
Ingreso usuario no condominal: (email y contraseña) usuario registrado
C.    Mesa directiva: directorio de la mesa directiva desplegando nombre y E mail
D.    Ingreso Administrador

Nota: Solo el administrador tendrá acceso a edición, adición o eliminación de contenidos.


OBJETIVO

          Básicamente orientado a exponer quienes somos y cuáles son los objetivos declarados y comprometidos, deber contar con capacidad para cambiar contenido textual, de imágenes y/o video.

contenidos:

estados financieros.

            Permite la publicación de estados financieros en formato PDF, tener la capacidad de agregar, quitar incisos y clasificar por mes, trimestre o año según sea el caso que el usuario desee consultar.

•    Estados financieros del mes (elegir desde pop tipo calendario)
•    Comprobantes contables del mes consultado
•    Estado de resultados
•    Balance general del mes consultado

minutas de comité.

          Orientado a conocer los temas que se tratan en cada una de las juntas de comité, estas deberán elegirse por fecha, normalmente se realiza una cada mes, pero puede haber más de una.

•    Minutas de comité (elegir de acuerda a las minutas publicadas)
•    Minutas de asambleas ordinarias o extraordinaria

proyectos de inversión.

          El objetivo es informar al condómino del programa de inversiones necesario para mejorar la operación del condominio, será publicado en formato PDF deberá contener proyecto completo, costo, cronograma, etc. Cada una de las publicaciones deberán tener la capacidad de enlazarse con publicaciones que involucren el mismo tema.

•    Proyecto (desplegar todos los proyectos)
•    Presupuesto
•    cronograma
•    Avance
•    Conclusión
•    Encuestas de aceptación
•    Resultado de encuestas

EVENTOS

        Orientado a la publicación de eventos culturales o deportivos que sean cuya realización propone la mesa directiva, deberá tener la capacidad de aceptar imágenes video y o acceso al blog. Tendrá un mecanismo por medio de un inciso de comentarios medir la respuesta de la comunidad, apoyando u objetando la realización del evento publicado, por medio de algún sistema de retroalimentación que permita recoger opiniones con preguntas cuya respuesta sea cerrada si o no, igualmente permitirá a la vocalía de eventos la promoción particular y también publicar eventuales cancelaciones de eventos por falta de interés o cuórum mínimo necesario.

QUEJAS Y SUGERENCIAS.

        Diseñado para recoger quejas de los condóminos ya sea dirigidas a la gerencia o administración, mesa directiva o Inter vecinal, facilitando adjuntar, documento, imágenes o videos al tema tratado, esta sección deberá mandar en automático los datos completos por Email a la administración o vocalía correspondiente turnando copia a la mesa directiva.

      Buzón de quejas y sugerencias de:

•    Gerencia
•    Vocalía de Ecología
•    Vocalía de Deportes
•    Vocalía de Eventos
•    Vocalía de Seguridad
•    Mesa directiva


seccion inmobiliaria

            sección cuyo ingreso es abierto, es decir no es preciso proporcionar usuario y contraseña, está orientado a la promoción de eventual venta o renta de casas y/o terrenos dentro del condominio, solo solicitará un código de autorización que se proporciona al solicitarlo por correo electrónico a la vocalía de construcción, solo es autorizado para condóminos, tendrá capacidad para subir fotos y video de la propiedad, anunciar leyenda de condiciones de uso de esta sección.

SUM (salón de usos múltiples) Y club deportivo

•    reservación para eventos del sum (agenda requiere ratificación y aceptación de la vocalía de eventos)
•    cancelación
•    registro de invitados
•    condiciones de uso y cuotas de recuperación.

reglamento interno y circulares.

            Sección que permite la publicación del reglamento interno del condominio, e histórico de circulares informativas en formato (PDF), el cual podrá ser descargado de forma convencional o enviado por correo electrónico.

SEGURIDAD

            Sección que permitirá informar al condómino acerca de principios de seguridad, conocer las consignas que rigen el ingreso al condominio tanto por propios como extraños (invitados), registro de invitados, personal doméstico empleados en eventuales y en general que hacer en casos de urgencia como son problemas de salud que requieran la participación de paramédicos, así mismo publicar procedimientos de urgencia y videos orientados a conocer el funcionamiento y uso del desfibrilador, tanque de oxígeno, Etc.

•    Que hacer en caso de:
a)    Sospecha de Infarto
b)    Ahogamiento por obstrucción de alimentos
c)    Accidente de infantes o personas mayores
•    Reporte de Mascotas sueltas.
•    Reporte de eventos fuera de horario (Música con elevado volumen)
•    Reporte de exceso de velocidad
•    Construcciones peligrosas
•    Banquetas o calles en mal estado
•    Varios (no mencionados)

Documentos en PDF, Imágenes y videos, cualquier mecanismo de reporte deberá dirigirse a la dirección de correo electrónico o WhatsApp registrado según sea el caso. 

BLOG

            El principal objetivo es la comunicación interna de los condóminos orientada a mejorar relaciones interpersonales y compartir noticias, videos, recetas de cocina, experiencias personales que el condómino desee compartir, en el entendido que el administrador del sistema podrá eliminar en caso de que viole las reglas de publicación por temas fuera de política, sea por contenidos visuales o verbales tendenciosos o fuera de contexto.