Base de datos en airtable para gestión academica

Estructura de la Base de Datos
Se diseñará una base de datos en Airtable con las siguientes tablas principales:

Instructores: Información personal, máximo de horas asignables y tipo de contrato.
Programas y Competencias: Detalles de los programas, materias, resultados de aprendizaje y horas asignadas.
Ambientes: Capacidad, disponibilidad y horarios asignados a los salones.
Programación Formativa: Planeación de sesiones con relaciones a instructores, materias, horarios y ambientes.
Tareas y Alertas: Registro y seguimiento de tareas críticas asignadas (como emisión de juicios de evaluación).
Novedades Académicas y Disciplinarias: Detalles de aplazamientos, reintegros, retiros voluntarios, etc.
2. Validación Automática de Conflictos
Automatizaciones configuradas para:

Detectar solapamientos de horarios para instructores o salones.
Alertar visualmente (✔️/❌) sobre la disponibilidad de instructores o ambientes.
Informar conflictos específicos (ejemplo: programación paralela o ambiente ocupado).
3. Automatizaciones y Notificaciones
Correos Automáticos:
A instructores: Detalles de su programación (programa, ficha, competencia, horarios, salón, etc.).
A estudiantes (voceros): Información de sesiones y evidencias requeridas.
Alertas de vencimientos para tareas como la emisión de juicios de evaluación o el reingreso de aprendices en aplazamiento.
Alertas Visuales: Notificaciones dentro de Airtable para tareas pendientes o conflictos de horarios.
Envío de actas de reuniones: Integración con OneDrive para almacenar actas renombradas automáticamente usando campos específicos (programa, fecha).
4. Gestión de Horas
Cálculo Automático de Horas:
Horas semanales y mensuales para cada instructor según límites establecidos (42.5 planta, 40 contratistas).
Alertas automáticas por exceso o baja asignación de horas.
Control de tareas clave:
Emisión de juicios de evaluación dentro de 8 días de la finalización de la competencia.
Casilla de verificación para confirmar su realización.
5. Diseño de Vistas Personalizadas
Vista de Calendario:
Programaciones mostradas por instructor, ambiente o ficha, con colores diferenciados.
Vistas individuales para cada instructor que se actualicen automáticamente.
Vista de Tablero (Kanban):
Seguimiento del estado de tareas: Pendiente, En Proceso, Completada.
Filtros Dinámicos:
Búsquedas por instructor, ficha, programa o ambiente.
Vistas específicas para auditores y para comparar horas programadas y reales.
Vista Pública para Estudiantes:
Información sobre horarios, ambientes y detalles de sesiones accesibles mediante un enlace seguro.
6. Gestión de Novedades Académicas y Disciplinarias
Automatización de Alertas:
Notificación a aprendices sobre vencimiento de aplazamientos (3 días antes).
Alerta visual y correos automáticos para reingresos o cancelaciones.
Seguimiento:
Estado de las medidas (En Ejecución, Terminada, Excede Plazo).
Registro de citaciones y su seguimiento.
7. Copias de Seguridad
Propuesta de opciones para evitar pérdida de datos:
Exportación periódica de la base de datos en formato CSV o Excel.
Integración con herramientas de respaldo como Google Drive o OneDrive.
8. Beneficios de la Solución
Gestión Centralizada: Toda la información integrada y vinculada.
Optimización de Tiempos: Automatización de tareas críticas como notificaciones y cálculos.
Personalización: Vistas adaptadas a las necesidades específicas de coordinadores, instructores, estudiantes y auditores.
Seguridad y Control: Acceso controlado para diferentes roles y respaldo de información.