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El Asistente Virtual será responsable de apoyar en las operaciones diarias de la agencia, facilitando la gestión de clientes, el seguimiento de leads y la coordinación de tareas administrativas. Este rol es clave para asegurar que las interacciones con los clientes y leads sean eficientes y efectivas, permitiendo al equipo de ventas centrarse en el cierre de negocios. Además, supervisará las entregas del departamento de arte y el cumplimiento de metas y KPIs del servicio de la agencia.
Responsabilidades por Área:
Gestión de Clientes:
Coordinar y programar reuniones entre el equipo de ventas y los clientes actuales o potenciales.
Mantener actualizada la base de datos de clientes y leads en el CRM.
Mantener comunicación regular con clientes actuales para asegurar su satisfacción y resolver dudas o problemas que puedan surgir.
Seguimiento de Leads:
Realizar seguimientos a leads calificados contactados por el Setter, asegurando que se mantenga el interés.
Enviar correos electrónicos de recordatorio y seguimiento a leads según el calendario establecido por el Setter.
Colaborar en la implementación de estrategias de nutrición de leads, asegurando que el contenido enviado sea relevante y personalizado.
Supervisión del Departamento de Arte:
Supervisar las entregas y plazos de los proyectos en el departamento de arte, asegurando que se cumplan los estándares de calidad y tiempos de entrega.
Trabajar con los diseñadores para revisar el progreso de los proyectos y brindar retroalimentación necesaria para asegurar el cumplimiento de las expectativas del cliente.
Tareas Administrativas:
Manejar la facturación y el registro de gastos mensuales, asegurando que toda la documentación esté al día.
Acceder al sistema Invoiless para descargar las facturas de ingresos y gastos, garantizando su registro antes de las fechas establecidas.
Gestionar la agenda diaria, programar reuniones y organizar la logística necesaria para las interacciones.
Soporte al Equipo de Ventas:
Proporcionar al equipo de ventas información relevante sobre clientes y leads.
Crear y mantener materiales de ventas, como presentaciones y documentación para clientes.
Generar informes mensuales sobre la actividad de ventas, seguimiento de leads y satisfacción del cliente, y sugerir mejoras basadas en la interacción con clientes y leads.
Cumplimiento de Metas y KPIs:
Monitorear el cumplimiento de metas y KPIs establecidos para el servicio de la agencia, reportando cualquier desviación y proponiendo acciones correctivas.
Generar informes sobre el estado de los entregables y las metas del servicio, asegurando que el equipo se mantenga alineado y enfocado.
Colaboración General:
Mantener comunicación con todos los departamentos (ventas, marketing, finanzas y operaciones) para asegurar que la información fluya de manera efectiva y se aborden los problemas de manera oportuna.
Facilitar la comunicación entre el equipo de ventas y el coach de planificación para asegurar que los objetivos se alineen.
Project overview
KPIs del Puesto:
Tasa de Conversión de Leads a Clientes: Porcentaje de leads que se convierten en clientes tras la gestión del Asistente Virtual.
Satisfacción del Cliente:
Evaluaciones y feedback de los clientes sobre la gestión y soporte brindado.
Eficiencia Administrativa:
Tiempo promedio para completar tareas administrativas y mantener actualizados los registros.
Cumplimiento de Metas y Entregables:
Porcentaje de cumplimiento de las metas y plazos establecidos en los proyectos del departamento de arte.
Habilidades Requeridas:
Experiencia previa en roles de asistencia administrativa o ventas.
Excelentes habilidades de comunicación verbal y escrita.
Habilidades organizativas y de gestión del tiempo.
Conocimiento en el uso de herramientas de CRM y software de gestión de proyectos.
Capacidad para trabajar de forma autónoma y adaptarse a un entorno dinámico.
El Asistente Virtual será un recurso valioso para garantizar que las operaciones diarias de la agencia se desarrollen sin problemas, supervisando las entregas del departamento de arte y asegurando el cumplimiento de metas y KPIs, lo que permitirá que el equipo de ventas se concentre en alcanzar sus objetivos y mejorar la experiencia del cliente.
Partime: (estamos enfocados en el cumplimiento de la meta) el manejo de tiempo es autogestionable.
𝗘𝘃𝗮𝗹𝘂𝗮𝗿𝗲𝗺𝗼𝘀 𝗱𝗼𝘀 𝗲𝘀𝗰𝗲𝗻𝗮𝗿𝗶𝗼𝘀:
Escenario 1: Solo Pago por Servicio (Fee Fijo por Cliente)
Escenario 2: Solo por Comisión 10%
Escenario 3: Hibrido Pago por Servicio y por Comisión del 3%
Puedes comenzar con un compromiso de 20 horas a la semana y ajustaremos según la carga de trabajo y el rendimiento. Debemos Monitorear el progreso y revisa rregularmente para hacer los ajustes necesarios.
Category Admin Support
Subcategory Virtual Assistant
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Required availability Part time
Project duration 3 to 6 months
Skills needed