Automatizar la organización de una planilla de rotaciones de clases de un gimnasio

Hola
Mi nombre es gerar y tengo este proyecto en excel a ver si me pueden ayudar a automatizar y mejorar la forma de organizacion de las clases de gimnasia artistica en la planilla adjunta "rotation schedule"

Este documento es una tabla excel (y queremos que se mantenga en excel, si es posible) que muestra las rotaciones de todas las clases por los diferentes aparatos / sectores dentro del gimnasio (son 27 sectores en total).

El gimnasio maneja 5 categorias de clases que se encuentran en la planilla "New Summer 2024 Class Schedule". Ahi se registran todas las clases, y las categorias son:
Preschool
Dance
Team
Grade School
Ninjas
Cada categoria contiene clases con diferentes niveles, horarios, duración, edades y condiciones extras para hacer las rotaciones dentro de los sectores.

Te adjunte el documento "condiciones de rotaciones" con CASI todas las condiciones para la organización de las rotaciones. Hoy en día, cada vez que tenemos que modificar el horario, agregar o cerrar una clase lo hacemos manualmente, moviendo los espacios y todas las clases una a una.

La idea es que se siga usando excel. La planilla puede modificarse, pero la idea seria mantener el diseño que aparece en el documento lo más parecido posible.

Me gustaría que la planilla de rotaciones pueda hacer esto:
- que se organice y ordene sola en base a las condiciones de cada clases, días, horarios, aparatos, nivel, edad, etc
- que me muestre espacios libres que no se utilizan.
- Que me permita modificar o reordenar clases manualmente por si algo no esta bien o necesito cambiar
- que el ingreso de una clase o modificación de una clase, sea simple o con un formulario, y que inmediatamente se vea reflejado en la planilla Rotaciones.

Datos extras:
hay alrededor de 27 coaches, cada uno tiene asignado un color para identificarse en la planilla.
Hay 2 semanas diferentes (la semana par y la impar) para que no se repitan las mismas rotaciones cada semana.
Hay prioridad de aparatos o sectores a cumplir por parte de cada nivel de clase (mirar la tabla de condiciones por nivel)
las rotaciones duran 15 min cada una.

Entonces estos son los archivos adjunto:
"Spring 2024 Rotation Schedule-2" la planilla a automatizar con las clases organizadas al dia de hoy.
"New Summer 2024 Class Schedule" es la planilla contiene las clases y horarios que se ofrecen en el gym de cada nivel. Hay 3 hojas a mirar dentro de esa planilla, "Team & Dance", "gs", y " ps & ninja". Ahi se ven los profes con sus colores, los horarios y otros detalles pero que no son importantes ahora.
"Condiciones de rotaciones"  es una planilla que hice yo con las condiciones que tiene cada nivel o clase para saber a que sector le corresponderia ir en cada rotación. Tiene sus comentarios extras y es la parte más difícil de entender y explicar. Cualquier duda de esta parte lo resolvemos cuando arranquemos a trabajar en el proyecto.

Espero que con eso tengas una idea bien detallada del proyecto, la verdad es que me gustaria ver que posibilidades hay de mejorar esa tabla en excel haciendola lo mas automatizada y practica posible para evitar errores y ahorrar tiempo, y que me puedas decir si podes ayudarme a hacer lo que estoy pidiendo o no. Y ya en base a esto podemos dar el siguiente paso que sería arrancar a hacerlo.

Espero respuesta.
Gerardo