Sistema de ventas

Requerimientos funcionales

Encargado de ventas

Solo los usuarios autorizados pueden ingresar nuevos clientes, modificar datos o eliminarlos.
Para crear un registro de cliente, se requieren al menos el nombre del cliente y el número de identificación.
Se pueden asociar varias direcciones del cliente, y a cada dirección se le puede asignar un propósito, como una dirección de entrega, una dirección de oficina, etc.



Encargado de producción

El sistema permitirá la gestión de materiales y producto, y todos los artículos vendibles quedarán registrados en él.
Cada artículo debe tener al menos su nombre, código, unidad de medida, existencias y descripción.
El sistema debe procesar la lista de precios.
Los usuarios podrán agregar, modificar o eliminar listas de precios.
La lista de precios tendrá un período de validez (fecha de inicio y fecha de finalización).
El acceso a la lista de precios estará limitado a un grupo de usuarios autorizados.

Modulo ventas

Al ingresar una orden de venta, se debe asignar un cliente.
Los clientes deben crearse en el archivo principal del cliente antes de poder buscarlos por nombre de cliente o número de identificación.
El usuario podrá seleccionar los artículos que se agregarán de la lista artículos en venta.


Cuando seleccione un artículo, se mostrarán su descripción y precio. Puede buscar por nombre o código.
Al seleccionar un artículo de pedido, el precio se determinará a partir de la lista de precios autorizada.


Puede registrarse como borrador o como cotización.
El pedido puede registrarse en el borrador en cualquier momento, pudiendo ser modificado y registrado definitivamente en el futuro.
El sistema rastreará la cantidad pedida en relación con la cantidad disponible en el inventario.


Al registrar un pedido, si hay suficiente inventario, el sistema registrará el pedido y registrará la reserva de los productos reservados para el pedido.
Al ingresar el pedido final, el sistema verificará la cantidad solicitada y la cantidad línea por línea.
La cantidad de productos actualmente en el inventario.
Si la cantidad pedida excede la cantidad existente en el inventario más la cantidad ya reservada para otros pedidos, las líneas de pedido afectadas se colocarán en la cola de pedidos pendientes.
Siempre que haya una línea de pedido en la cola, las líneas de pedido posteriores del mismo material también se colocarán en la cola.
El proceso automatizado verificará periódicamente las líneas de pedido en cola, si ya existen materiales o productos que puedan finalizar el pedido, el sistema lo ejecutará automáticamente.

El sistema registrará el pedido y registrará la reserva del material o producto reservado para el pedido.

Modulo Distribución

A cada pedido se le asignará un identificador único, que se utilizará para identificarlo durante todas las ejecuciones posteriores del pedido.
Cada línea de orden de entrega debe estar asociada con una línea de orden registrada en el sistema. Es decir, ha superado el proceso de verificación (descrito en los requisitos funcionales del pedido), lo que garantiza que se le reserva una determinada cantidad de inventario.


La cantidad de entrega se obtendrá del pedido de cliente relacionado, productos o materiales que no se pueden asignar.
El sistema permitirá pedidos de entrega parcial.
Siempre que las líneas de pedido de entrega del mismo cliente se puedan asociar con diferentes pedidos.


Al registrar la orden de entrega, se reducirá el inventario de productos.

Facturación y Reportes

A través de la pantalla Órdenes de Factura Pendientes, las facturas de las órdenes de venta, que mostrarán los pedidos no facturados. Una vez emitida la factura, el pedido no se mostrará en esta lista.
Para una factura asociada a un pedido, su línea se determinará íntegramente en función del pedido y tendrá la cantidad y el precio previamente definidos.

No se puede modificar la cantidad ni el precio.
Se permite incluir varios pedidos de venta en la misma factura. La línea de la factura mostrará el número de pedido asociado.


El sistema también permitirá el registro de facturas manuales que no estén relacionadas con pedidos, pero estas facturas manuales deben ser autorizadas por el grupo de administradores antes de que puedan ser enviadas.
El libro de cuentas de ventas se emitirá en el formato que prescriba el departamento administrativo.
La contabilización de transacciones de facturas de ventas se puede configurar para que se registren en sus registros de forma automática o manual.


El sistema generara los informes de ventas, clientes, proveedores y transacciones.