Sistema de informacion-Proinsumos

Tras detectar los principales problemas con los que cuentan las diferentes áreas de ProInsumos SA, los cuales no permiten que sus entregas se hagan dentro de los tiempos establecidos y acordados con los clientes y llevándolos a perder participación en el mercado, para dar solución a estos problemas se plantean algunos requerimientos.

Se busca Integrar todas las áreas de la empresa ProInsumos SA, con el fin de generar información confiable para la toma acertada de decisiones y el cumplimiento de los objetivos estratégicos de la organización, dando un excelente servicio al cliente final.

Módulo de producción
Se evidencia que todas las entregas de materias primas a producción y salidas de producto terminado no se ejecutan en línea lo que impide tener total control y seguridad de los inventarios que se visualizan en sistema
Encargado de:
-Gestionar y controlar las ordenes de producción
-Planificar la producción teniendo en cuenta los pedidos o ventas
-Planificar las materias primas necesarias para cumplir con las ordenes de producción
-Hacer seguimiento a la producción
-Confirmar entradas de materias primas y salidas de producto terminado.
Entradas:
- Materias primas disponibles
-Especificaciones de los productos.
-Capacidad y tiempos de producción de las máquinas y planta
-Costos de producción
-Ordenes de producción
-Pedidos de ventas y fecha de entrega
-Stock disponibles PT
-Plan de producción
Procesamiento:
-Actualización de stock materias primas.

-Actualización de producto terminado
-Actualización de estatus de cumplimiento orden de producción
Salida:
-Stock actualizado de PT
-Stock actualizado materias primas.
-OC de materias primas para cumplir orden de producción
-Notificación en sistema de entrega de Pedidos al área de distribución
    
Módulo materias primas:
Se evidencia que el control de los inventarios de materias primas es deficiente, dificultando el cálculo de máximos, mínimos y puntos de reorden, lo que ocasiona el desabastecimiento de insumos al área de producción y retrasos en las entregas    
Encargado de:
-Controlar las materias primas existentes para la producción de los pedidos.
-Llevar el control de máximos, mínimos y puntos de reorden.

-Generar órdenes de compra a proveedores para evitar el desabastecimiento de producción
Entradas:
-Stock de materias primas disponibles
-Presupuesto mensual de materias primas
-Forecast
-Pedido de ventas y fechas de entrega
-Órdenes de compra abiertas y fechas de entrega
-Disponibilidad de materias primas por proveedor.
-Costos de materias primas por proveedor.
Procesamiento:
-Cálculo de máximos, mínimos y puntos de reorden
-Actualización de materias primas de acuerdo con órdenes de producción cumplidas.

-Cruce de presupuesto mensual de materias primas vs OC entregadas y abiertas
Salidas:
- OC a proveedores
- Solicitud de liberación y aprobación de OC al área financiera.
-Stock de materias primas disponibles para producción.
        
Módulo de proveedores
Encargado de:
-Administrar y gestionar las solicitudes realizadas por el área de materias primas.

-Brindar estatus de las OC emitidas a los proveedores
-Brindar información de materias primas como costo, cantidad, fecha estimada de entrega y disponibilidad.
Entradas:
-Información de proveedores
-Catálogos de productos
-OC emitidas y estatus de estas
-Acuerdos de servicio, tiempo de entrega y condiciones de entrega de materias primas
-Stock disponible materias primas
-Periodicidad de solicitud.
Procesamiento:
-Actualización de los estatus de las OC solicitadas
-Actualización de la disponibilidad y costos de materias primas
Salida:
-Fecha de entrega de las OC pendientes.

-Estatus de las OC
-Disponibilidad de materias disponibles
    
Modulo Ventas:

El Forecast a pesar de ser un documento confiable, no está al alcance de las otras áreas que influyen en la operación comercial de ProInsumos SA como lo es producción, materias primas y distribución, lo que no permite tener claridad de lo que se requiere o hace falta para el cumplimiento de los pedidos solicitados por los clientes.    
Encargado de:
-Gestionar el ciclo de ventas, desde el registro del cliente hasta la facturación del pedido.
-Administrar la información de los clientes, tarifas, tiempos y condiciones de entrega.
-Crear pedidos y facturas
-Generar informes de ventas (por cliente, producto, destino, comercial, entre otros).

Entradas:
-Información de los clientes
-Pedidos de venta y fechas de entrega
-Stock de producto terminado
-Reglas de despacho.
-PCP: Planificación y control de producción.
-Forecast, proyección de ventas
Procesamiento:
-Validación de las existencias del producto solicitado por el cliente
-Validación de las especificaciones de los productos que están en inventario vs las solicitadas por el cliente
-Validación del cumplimiento de fecha de entrega
-Verificación de las fechas de producción.

Salidas:
-Pedido de ventas confirmado en sistema, con fecha de entrega asignada.
-Reporte de ventas
-Informes de facturación diaria
-Indicadores de cumplimiento
-Indicador de ventas perdidas.
-Solicitud de producción de productos sin stock disponible para despacho.


Modulo clientes
Encargado de:
-Brindar información a los clientes acerca del estatus de sus pedidos
Entradas:
-Estado de los pedidos generados por el área de ventas.
-Informe de producto terminado por parte de producción.
-Informe de distribución
-Informe de facturación
Procesamiento:
-Consulta en las diferentes bases de dato que están asociadas al pedido y el cliente.

Salida:
-Estado del pedido
-Fecha de entrega, información del pedido (Dirección de entrega, cantidad, descripción del producto y factura)

Módulo inventario:
La confiabilidad de los inventarios en los diferentes centros de distribución es deficiente lo que le demanda más tiempo en el alistamiento y despacho de los pedidos.    
Encargado de:
-Controlar los productos existentes en los diferentes centros de distribución.
-Identificar la ubicación exacta de los productos terminados.
-Registrar todos los movimientos de los productos
-Controlar los productos que no están aptos o conformes para su venta.

-Generar informar de los stocks que tiene fechas de caducidad próxima.
Entradas:
- Reportes de producto terminado
- Reporte de facturación
- Entregas programadas
- Stock de cada centro de distribución
- Picking (Productos en zonas de alistamiento para distribución)
Procesamiento;
-Actualización del stock,
-Registro de salidas y entradas de producto en línea.
Salidas:
-Inventario actualizado en tiempo real por lotes/fechas de expiración, ubicación, centro de distribución y cliente para el que fue producido.


Módulo distribución:
Encargado de:
-Gestionar la distribución de los pedidos a los clientes
-Planificar ruteros de distribución

Entradas:
-Información de los clientes
-Pedidos solicitados
-Reglas de despacho
-Rutas de despacho
-Stock de producto terminado
Procesamiento:
-Cruce de salidas y entradas de inventario
-Elaboración de órdenes de alistamiento y cargue
-Revisión de stock disponible para despacho.
Salidas:
-Ordenes de alistamiento y cargue
-Reporte de pedidos despachados y facturados.
-Reporte de pendientes por despachar
-Ruteros-
-Estatus de las entregas