Sistema de Gestión y Análisis de Novedades y Reclamos en Excel

Proyecto. Objetivo: es que el sistema no solo registre quién fue responsable de cada caso, sino que también analice cuál es la ejecutiva más eficiente, en base a la cantidad de casos cerrados y el tiempo que les tomó resolverlos, novedad con mayor cantidad de casos y área responsable frecuencia en que sucede la novedad.
Descripción del Proyecto: Sistema de Gestión y Análisis de Novedades y Reclamos en Excel
Objetivo del Proyecto:
Desarrollar un sistema en Excel donde las ejecutivas de servicio al cliente puedan registrar cada reclamo o novedad que reciban por correo o teléfono. El sistema permitirá:
1. Registrar cada caso detalladamente y asignar un código específico para cada tipo de novedad o reclamo.
2. Evitar la duplicación de tipos de novedades mediante una codificación eficiente.
3. Analizar cuál es la novedad más frecuente y cuál área es responsable.
4. Registrar cuál ejecutiva de servicio al cliente fue responsable del caso y analizar su eficiencia en la resolución de los reclamos.
5. Medir el rendimiento de las ejecutivas basado en:
  - Número de casos cerrados.
  - Tiempo promedio para resolver los casos.
6. Generar reportes visuales para presentar estos datos a la gerencia de manera clara y eficiente.
Requerimientos Funcionales:
1. Formato para Registro de Novedades y Reclamos:
  - Cada ejecutiva debe poder registrar las novedades o reclamos en un unico formato que manejaran más de 3 ejecutivas de servicio al cliente que incluya los siguientes campos:
    - Fecha de recepción del reclamo.
    - Código de la novedad o reclamo (con opción de autogenerar códigos y evitar duplicados).
    - Descripción del reclamo.
    - ÁRea responsable del reclamo** (seleccionable de una lista desplegable).
    - Ejecutiva responsable del caso** (seleccionable de una lista desplegable con los nombres de las ejecutivas).
    - Estado del reclamo (Abierto, En proceso, Cerrado).
    - Fecha de cierre del reclamo.
    - Tiempo en resolver el reclamo (calculado automáticamente en base a la fecha de recepción y la fecha de cierre).
    - Observaciones adicionales.
2. Codificación de Novedades:
  - Lista desplegable con códigos de tipos de novedades/reclamos.
  - Capacidad de agregar nuevos tipos de novedades sin duplicar códigos.
  - Validación para asegurar que no se repitan tipos de novedades.
3. Control de Eficiencia por Ejecutiva:
  - Registro de la ejecutiva responsable de cada caso para poder medir su rendimiento.
  - Seguimiento del número de casos cerrados por cada ejecutiva.
  - Cálculo del tiempo promedio que cada ejecutiva tarda en cerrar un caso.
  - Métricas de eficiencia que incluyan:
    - Número de casos cerrados por ejecutiva.
    - Tiempo promedio de resolución por ejecutiva.
    - Identificación de la ejecutiva más eficiente en términos de tiempo y cantidad de casos resueltos.
4. Análisis de Datos y Reportes:
  - Reporte de la novedad más frecuente: Un análisis que permita identificar cuál es la novedad o reclamo más recurrente.
  - ÁRea responsable de las novedades más frecuentes: Asignación de responsabilidades para mejorar el proceso.
  - Rendimiento por ejecutiva: Un análisis detallado del número de casos gestionados por cada ejecutiva, el tiempo promedio en resolverlos y su eficiencia en la resolución.
  - Gráficos y tablas dinámicas que presenten de manera visual:
    - La novedad más repetida.
    - El área responsable más involucrada en los reclamos.
    - El desempeño de las ejecutivas (casos cerrados, tiempo promedio de resolución, y eficiencia).
5. Generación de Reportes para Gerencia:
  - Automatización de reportes semanales/mensuales para la gerencia con métricas clave como:
    - Novedades/reclamos más frecuentes.
    - ÁReas con más reclamos.
    - Eficiencia por ejecutiva: Número de casos cerrados y tiempo promedio de resolución por cada una.
    - Cantidad de casos abiertos y cerrados.
  - Dashboards visuales que muestren de forma intuitiva las estadísticas más relevantes, con gráficos de barras, líneas y pasteles.
- Alerta automática de casos sin resolver: Una notificación o alerta que avise cuando un caso lleva más de X días sin resolverse.
- Filtros avanzados: Que permitan a los gerentes y supervisores filtrar por ejecutiva, área, tipo de novedad y estado del reclamo.
- KPIs personalizados: Posibilidad de generar KPIs específicos para cada ejecutiva y área, para monitorear el cumplimiento de objetivos.

Entregables del Proyecto:
1. Archivo Excel con los formatos para el registro de novedades y reclamos, junto con las herramientas para analizar los datos y generar reportes.
2. Instrucciones de uso: Guía sencilla para que las ejecutivas sepan cómo registrar los reclamos y para que la gerencia pueda extraer y analizar la información.

Plazo de Entrega
Se espera que el proyecto sea completado en un plazo de 1 semana.
Necesidad de:
- Un experto en Excel con experiencia en análisis de datos, medición de rendimiento por usuario y automación de reportes.
- Seguimiento por ejecutiva**, capacidad de análisis por tiempo promedio y número de casos cerrados.
- Incluir gráficos y reportes visuales para la gerencia.
1 semana para su entrega