Sistema de gestión para centro de eventos

Actualmente, el centro de eventos realiza un conjunto de procesos enfocados en cotizar, programar eventos y gestionar los distintos recursos que posee. Estos son procesos complejos, que involucran múltiples personas y actualmente tienen un alto grado de manualidad, por lo que se requiere construir un sistema que automatice y mantenga el control sobre dichos procesos .
Como petición expresa del cliente, el sistema deberá estar construido en PHP, utilizando el framework CodeIgniter y DB Oracle.



2.1    Requerimientos funcionales
A continuación, se detallan los requerimientos funcionales del sistema:
Rq-01-Productos: corresponden a las salas o lugares que pueden ser arrendados por los clientes.
Rq-01-01-Listado de productos: permite listar y modificar los productos existentes, así como también crear nuevos.
Rq-01-02-Preparación y montaje: los productos tienen asociado un tiempo de preparación y/o montaje previo, lo que determina las actividades que se deben realizar previo al evento y los tiempos correspondientes.


Rq-02-Recursos: son proyectores, micrófonos y otros accesorios que pueden ser incluidos a petición del cliente. Los recursos tienen un stock (inventario) y se reservan al igual que las salas.
Rq-02-01-Listado de recursos: permite listar y modificar los recursos existentes, así como también crear nuevos.


Rq-03-Tarifas
Rq-03-01-Formulario: permite definir los distintos precios para los productos por horarios, temporada, tipo de cliente, etc.
Rq-03-02-Paquetes: corresponden a un conjunto de productos y recursos que se venden juntos a un precio especial, es decir, que no corresponde a la suma de los valores individuales, esto es útil, por ejemplo, para matrimonios y ferias.
Rq-04-Cotizador: algunas actividades podrán tener, opcionalmente, una cantidad máxima de inscritos, la que será validada automáticamente por el sistema al momento en que los beneficiarios se inscriban.


Rq-04-01-Gestión de cotizaciones: se podrán crear cotizaciones, además de permitir revisar y modificar todas las cotizaciones en el sistema.
Rq-04-02-Estados: las cotizaciones pasan por diversos estados durante su ciclo de vida:
    Cotizado
    Reservado
    Aceptado
    Confirmado
Rq-04-03-Adicionales: el cotizador permitirá agregar cobros adicionales, ya sea por recursos o servicios que específicos a solicitud del cliente, aun cuando estos no estén en el listado de recursos del sistema.
Rq-04-04-Descuentos: permite aplicar descuentos a los valores de productos y recursos.


Rq-04-05-Homologación: el sistema permitirá modificar el valor de un producto o recurso, ajustándolo al valor de otro similar. Esto es útil en caso que el producto o recurso contratado no se encuentre disponible y haya que realizar un cambio, por ejemplo, un cliente reserva una sala pequeña, sin embargo, la sala no se encuentra disponible, el centro podrá tomar la decisión de agendar una sala de mayor tamaño manteniendo el precio de la sala pequeña.
Rq-05-Eventos
Rq-05-01-Programar: el sistema deberá permitir la creación y modificación de eventos.

Esto implica agendar los distintos productos y recursos asociados, reservándolos para su uso. La programación y reserva se encuentran asociadas con una cotización y su estado de aprobación.
Rq-05-02-Validar disponibilidad: se impedirá la sobre asignación de productos y recursos, es decir, asegurar que su uso sea exclusivo por evento.

Esto considera al mismo tiempo el control de capacidades de múltiples recursos.
Rq-05-03-Calendario: se mostrará gráficamente la programación de eventos en vistas de calendario.
Rq-05-04-Cierre y liquidación: la liquidación es el proceso que permite la facturación al cliente, este puede ser mensual o al final del evento.

El formulario de cierre por su parte da por concluido el evento.
 
Rq-06-Reportes: a continuación, se listan los reportes incluidos en el sistema:
    Rentabilidad
    Clientes
    Eventos por estado
    Ventas por tipo de cliente, tipo de evento y por recurso
    Tasa de ocupación
    Liquidación
    Auditoría
    Programación
    Presupuesto
Rq-07-Mantenedores: El sistema cuenta con múltiples mantenedores que permiten la creación y modificación de distintos elementos, a saber:
    Usuarios
    Perfiles
    Centros de eventos
    Tipos de clientes
    Tipos de productos
    Motivos
    Estados
    Cuentas
Rq-08-Generales
Rq-08-01-Login CAS: El sistema debe integrarse con el Single Sign-On (CAS) del cliente para la autenticación de los usuarios.
Rq-08-02-Ayuda en línea: el sistema contará con un módulo de ayuda en formato digital y en línea para los usuarios.
Rq-08-03-Dashboard: se presentará un dashboard, incluyendo 3 KPI definidos por los usuarios, los que se mostrarán gráficamente, permitiendo mostrar fácil y rápidamente el estado de los procesos más importantes.

2.2    Requerimientos No funcionales
Rq-09-Interfaz responsive: debe visualizarse correctamente en dispositivos móviles.
Rq-10-Poblamiento inicial: de todas las tablas de dominio del sistema. Para esto el cliente entregará los datos en el formato solicitado.