Sistema Gestión de Recepción de Documentos a una Institución

El sistema consiste en crear una aplicación con plataforma web para recibir documentos en mesa de entrada y cargar las decisiones referentes a esa nota y enviar por email y celular las respuestas.
Detalles:
Existen dos casos generales:
1-La recepcionista puede recibir la nota impresa y firmada del remitente en la Secretaria General y cargar los datos personales del remitente y cargar los datos del documento. Seguido a esto la recepcionista escanea la nota impresa y alza al sistema. Al hacer esto el remitente y a la autoridad quien va dirigida la nota recibe notificaciones al correo y al telefono celular los datos del evento
Al remitente: le envia los datos de accesos al sistema para que después pueda visualizar los detalles de la respuesta a su nota.



A la autoridad: recibe notificación que ha recibido una nota dirigido a él.

2- En que el usuario o remitente puede darse de alta en sistema web y cargar un formulario de su nota y poder adjuntar la nota o documento escaneada.

Casos de Uso básico:
Usuario o remitente:
-Darse de alta al sistema web
-Actualizar sus datos personales
-Enviar notas o documentos adjuntos mediante la web completando previamente un formulario de datos. Donde el sistema generará un número a la entrada del documento
- Editar sus sus envios de documentos.
- Revisar la contestación de la nota o documento enviado al sistema de la autoridad a quien fue enviada el documento.
-Recibir en el correo y en el teléfono celular  las notificaciones  del seguimiento o las respuestas de su nota enviada.

Recepcionista:
-Cargar datos personales y generar los datos de accesos a un remitente
-Cargar los documentos recibidos, escanearlo y adjuntar al sistema.
-Actualizar datos del remitente
-Actualizar datos de las entradas de documentos.
-Cargar las providencias o respuestas con respecto al documento entregado.

Funcionario o Autoridad:
-Revisa las entradas de documentos dirigidos solamente a él
-Puede cargar las respuestas sobre la nota o documento.
-Ver los datos personales del remitente.

-Decano
-Acceder a los informes varios que se puedan generar de los datos cargados.
-Acceder a todo el historial del sistema

Estos son los detalles generales


El sistema tiene que ser via web.
Base de datos: preferentemente MYSQL
Lenguaje: PHP, Java o Ruby on Rails