Orden de Compra

Estimados

Adjunto el proceso de Ordenes de Compra que se desea mejorar; por favor revisar e indicar de manera urgente si existe algun cambio, mejora o correccion al mismo.

Estados de las Ordenes de Compras        
Activa    Es el estado default cuando se crea una orden de compra    OC Junior    
Autorizada    Estado al que cambia la orden para ser procesada    OC Senior    Una vez en este estado la orden ya no puede ser modificada
Proceso    Una vez autorizada cuando se recibe parcial o total en bodega    Bodeguero    
Terminada    Estado en que la orden cambia Manual o automaticamente cuando se completa la entrega en bodega de la cantidad pactada    OC Junior    OC Junior puede cambiar el estado manual de la orden en caso que la misma no vaya a ser completada por el proveedor, y se deba pagar por lo entregado
Anulada    Estado que puede pasar una Orden que no ha sido autorizada    OC junior    No puede estar ni Autorizada, Proceso o Terminada, solo de estado Activo puede pasar a este estado
Pagada    Estado que pasa la orden Terminada cuando ya se autoriza pago    OC Junior    Solo de estado Terminada puede pasar a este estado
            
            
Proceso            
Paso 1    Se crea la orden de compra por OC Junior y la misma se guarda en estado de ACTIVA        Se debe guardar en cada TRANSACCION usuario, fecha y hora por motivos de auditoria
Paso 2    oc senior entra a autorizar las ordenes de compras activas        se debe crear pantalla de aprobacion de oc
paso 3    bodeguero llamara a las oc autorizadas y que aun se encuentren con saldos positivos para recepcion, es decir oc parciales        se debe crear una pantalla donde el bodeguero escoja de las oc autorizadas para procesarlas, en estas instancia el tipo de comprobante oc debe crear el tipo de comprobante ib, esto debe estar parametrizado
paso 4    si una oc parcial no va a ser completada por el proveedor, el oc junior podra ingresar a la pantalla de autorizacion y cambiar el estado de la orden en estado proceso a terminada        cuando se complete o se pase la cantidad pactada en la oc, se la debe marcar como terminada
paso 5    oc junior autorizara las oc terminadas añadiendo la factura del proveedor asociada para que sea ingresada a contabilidad y se genere el pago        se debe crear una pantalla para esta autorizacion y asociacion de oc con factura, aca se debe mostrar los ib o comprobantes asociados que respaldan la autorizacion de pago
paso 6    contabilidad verificara la oc terminada con facturas asociadas para el pago y las procesara en el ats, esta accion cambia el estado de la oc a pagada y concluye el proceso        usara la pantalla anterior para realizar esta accion, contabilidad solo visualizara las oc terminadas y asociadas, esta verificacion evitara que procesen pago para facturas sin oc autorizadas
paso 7    reporte de control - resumen y detallado, por proveedor, rango de fechas, # de oc, usuario, digitacion        se debe visualizar la oc, los ib asociados y las fc (facturas) pagadas sus pc (provision de compra) y los comprobantes de pago que confirman la recepcion del pago, asi queda clara la trazabilidad del proceso


saludos,

johnny valencia l.
Gerente IT - Smart NET
Construyendo Negocios Inteligentes