Modificacion de sistema de pedidos Php

Sistema web desarrollado en PHP con MySQL

El sistema actualmente tiene los siguientes alcances funcionales:
Upload y publicación de archivos por tipo de archivos
(El usuario puede subir listas de precios en distintos formatos de archivos donde el cliente logueado puede descargar los mismos a su pc)

El sistema tiene un sistema de pedidos on line pero no esta enlazado a una base de productos con precios, actualmente permite ingresar código de producto, cantidad, descripción, precio manualmente sin enlazamiento de los datos ya que no están en la base de datos sino en la lista de precios publicada.

Lo que habría que analizar si se puede actualizar esta base de productos y precios desde un excel con un formato determinado.

Lo que se necesita editar el que se pueda importar la lista de precios a base de datos con productos y descripción y precio y cuando el cliente autenticado esta armando un pedido pueda seleccionar un producto, el sistema le complete automáticamente la descripción y precio unitario.
Actualmente el sistema calcula el valor total de cantidad por precio (solo que el precio hay que completarlo manualmente).

Como campo adicional hay que contemplar que se pueda categorizar el producto con una categoría predefinida para que el usuario no le complejice la búsqueda cuando quiere ingresar el producto como ítem en el pedido.
Este pedido actualmente se guarda en la base de datos y lo ve el administrador de pedidos y el cliente en su sesión del sistema
Lo que hay que agregar es que envíe un mail con el detalle del pedido al administrador y al cliente que ingreso el pedido.

Yo le proveería el código fuente actual y la base de datos existente como fuente de código para desarrollar los cambios solicitados.

Mas detalles de capturas de pantallas los publicare a demanda de los programadores interesados

Quedo a disposición para cualquier consulta respecto a esta síntesis de requerimiento de modificación de sistema existente
Saludos
Fernando Bazán