Integración Zoho One

Documento de integración de zoho one

seguridad:
•    cambiar el login por con un email no corporativo.
•    Todas las App de ZOHO deber de solicitar pidan autorización 2FA mediante la aplicación de OneAuth.
•    Zoho drive no debe guardar sesión en el pc, siempre solicitar 2FA al iniciar Windows.
•    App Vaulth: Acceso mediante pin + sms o 2 fa o oneauth. No dejar solo con PIN.
•    Notificación por mail de todos los accesos, el email no puede ser el mismo que el de la cuenta de acceso a ZOHO One.

Zoho crm:
•    crm con dos opciones de multiempresas: xxxxx país y xxxxx país. (Separación de territorios en ZOHO)
•    Proveedores: Listado de proveedores por país., TODOS.
•    Posibilidad de incluir el tipo de IVA por cada proveedor y cliente de forma manual.
•    Presupuestos: Seleccionar quien presupuesta: empresa X país  o empresa X país 
•    Facturas compra y venta: emite empresa X país  o empresa X país  , tipos de IVA.
•    En el apartado de productos se crean de forma manual, configuración solo por horas de servicio.
•    Crear en CRM un módulo donde almacenar la información de proyectos y que estará indexado a uno o varios proveedores, que realizaran el proyecto.
•    Configurar en CRM un módulo donde almacenar "Tickets" Este Modulo servirá para almacenar los emails entrantes relacionados a un proyecto, se guardarán los emails tanto de clientes como de proveedores y servirá como interfaz entre ellos para que el usuario de CRM lo administre.
•    Vincular email con Zoho CRM: Todos los correos que se reciban del proveedor, deben esta indexados en la ficha del CRM, para su correcto seguimiento.
•    Crear una automatización para manejar la entrada de email de los clientes: Esta permitirá llamar clasificar el email y asignarlo a un proyecto. La automatización dado un email deberá crear un registro en el módulo de "Tickets" y este tendrá que estar relacionado con un proyecto.
•    Crear una automatización para manejar la entrada de email de los proveedores: Esta permitirá llamar clasificar el email y asignarlo a un proyecto: La automatización dado un email deberá crear un registro en el módulo de "Tickets" y este tendrá que estar relacionado con un proyecto.
•    Todas las conversaciones de email con proveedores y clientes, deben de incluir la conversación en la ficha del crm de cada uno de ellos.




Zoho bookings:
•    en zoho booking se creará el enlace para agendar una reunión y se sincronice con el calendario de zoho.
•    El enlace deberá crear el link de la conferencia virtual.
•    Establecer recordatorios por email para el cliente y la empresa 24 horas antes y 1 hora antes.
•    Las reuniones deberán de establecer si pertenece a la empresa X o X, y el país del cliente.
•    Se configurará 2 servicios (uno para reunión presencial y uno para reunión virtual), el horario de atención y se sincronizarán los calendarios necesarios (Google, microsoft).
•    Grabaciones de reuniones virtuales: Si la reunión fue virtual, debe de haber una copia del video de la misma, y un enlace dentro de la ficha del cliente para poder acceder a ella y poder visualizarlo. Zoho Booking se puede integrar con Zoho Meeting, de esta manera generará los enlaces automáticos para las reuniones y Zoho meeting por defecto permite grabar las reuniones y las almacena dentro de la plataforma.
•    Trazabilidad de reuniones: Todo el proceso anterior debe de estar inscrito en la ficha del cliente, conforme esta esa acción, con los datos convencionales tipo, fecha, tipo reunión etc. A modo informativo sobre las acciones que se realizan. Se integrará Zoho booking con Zoho CRM lo cual sincronizará la creación de eventos entre ambas plataformas.
•    
•    Formulario de agendar reuniones;
Datos que debe de llevar el formulario para agendar la reunión:
Nuestra empresa:
*Selección: empresa X país  o empresa X país 
*Nombre del agente: xxxxxxxxxx
*Correo del agente:xxxxxxxx
*Zona horaria local: xxxxxxxx

Cliente:
Empresa: xxxxxxxxx
CIF:xxxxxxxxxxx
*Nombre persona:
*Email:
Teléfono:
Cargo:
Horario local: aparece automáticamente en conversión al horario establecido en el apartado desde la empresa que agenda, esto evitará posibles errores.
Ejemplo: Empresa selecciona empresa X país: se convierte a zona horaria automática para el cliente de empresa X país  y su horario de reunión.
(Los marcados con * son de obligado cumplimiento, si no, de lo contrario no se puede agendar la reunión)


zoho books
•    implementación de zoho books para poder realizar la facturación
•    diccionario de datos para los módulos: clientes - proveedores, items, facturas ordenes de venta y órdenes de compra creación de cuentas en el catálogo de cuentas configuración de impuestos.
•    Se creará una automatización para que se pueda enviar la factura al cliente desde el CRM.
•    Imputación de costes por país: Si se factura empresa X país  pero se contrató a un proveedor de empresa X país  , otro de empresa X país  y otro de empresa X país  , debe de a modo de análisis y revisión tener contabilizado esos costes, para saber el margen de esa factura. Debe de incluir en esos costes el % por de IVA y un apartado que se establezcan (Costes de gestión: tipo comisiones bancarias, etc, ese apartado lleva también su propio Iva).

Zoho sing: firma de contratos:
•    configuración necesaria que pueda enviar documentos para clientes y proveedores.
•    Debe estar indexado automáticamente a la ficha de cada uno, cliente proveedor.
•    Desde el CRM dos formularios para enviar a cliente o proveedor para la firma de la hoja de encargo. Debe de incluirse los datos de la solicitud de proyecto.

Integraciones de otras aplicaciones de terceros:
•    Zadarma.
•    LinkedIn Sales.

Zoho campaings:
el objetivo es poder enviar de forma masiva importando la base de datos desde un excel, pero con las siguientes condiciones: por cada campaña enviar los emails temporizados, 1 por segundo, o 10 correos cada min, etc, hay que definir bien, (esa medida es porque se envían a distintos destinatarios de un mismo dominio, así evitar un bloqueo por posible spam) y por otro lado, aquellos correos que no se recibe una respuesta, tener la posibilidad de hacer un reenvío de la plantilla o bien cambiar esa plantilla por otra, de forma que con el tiempo acaben contestando todos.
•    Configuración de dos emails de dominios distintos en CRM
•    Configuración de cuenta de correo 2 dominios distintos una cuenta de email para cada uno.
•    Importar lista de correos: Se realizará una sesión de una hora explicando al usuario como importar una lista de correos en Zoho campaings
•    Creación de plantilla de email: Con base en la plantilla creada podemos replicarla en Zoho para su uso dinámico.
•    Temporización de emails: Temporización: Programación por día y hora de envío + envío temporizado por cada email: cada 5 o 10 segundos según su fecha a la que se le programó, se debe de poder modificar el tiempo de cadencia de envío por mensaje.
•    Envío de campañas múltiples: Se debe de poder hacer varias campañas a la vez.
•    Creación de Leads desde el email: Cada correo que se reciba de la misma dirección de email, debe de estar ubicado en el crm como un cliente prospectado, debe de crearse de forma automática, solo con el dato del email, el resto se podrá complementar ya en un futuro. Desde la parte del crm del cliente prospectado, debe de poder tener todo el contenido de las conversaciones.
•    Panel de control estadístico sobre las campañas realizadas.
•    Segmentación de campañas sin contestación: Todos los correos que no se haya recibido una contestación en la campaña, deben de agruparse en algún tipo de lista para poder volver a lanzar la campaña de email, para así no repetir el envío a los que sí que respondieron.

Zoho analytics:
•    resumen de campañas de mailing, con: enviados, contestados, no contestados, agendados en una reunión, presupuestados, ventas, etc.
•    Resumen de presupuestos, ventas etc.
•    Resumen costes etc.