Gestión documental en entidades gubernamentales: Qué hacer y a dónde acudir

En esta sociedad de información, ésta se ha convertido en un recurso
indispensable para la creación de valor de las organizaciones, privadas y públicas. Con el transcurrir de los años, la documentación ha conformado la memoria de la organización, de ahí, la importancia de una adecuada gestión, conservación y difusión del patrimonio documental de una entidad gubernamental y privada, como fuente primaria para conocer su pasada y presenta.
La Gestión de documentos de forma sistematizada, puede ser capaz de
personalizar soluciones adaptadas a la medida de las necesidades que una empresa o entidad pública requiera, por lo que no se trata de una solución especifica sino de una que se adapta, permitiendo parametrizar cualquier necesidad a la hora de estructura documentos, gestionar contenidos o automatizar procesos con ilimitados
requerimientos.


Hoy, toda organización necesita acceder y consultar de forma frecuente la
información archivada. La importancia de los documentos y el volumen de información que se maneja, es lo que motiva a buscar soluciones innovadoras que ofrezcan ventajas y valor añadido sobre los sistemas tradicionales de archivo y almacenamiento.
Siempre los archivos se han identificado por tradición como una acumulación incontrolable de papeles y documentes que se guardan en un deposito o local sin ningún criterio técnico de organización y bajo ninguna pauta de seguridad en los documentos que se gestionan, esta ha sido siempre uno de los objetivos de búsqueda a de soluciones a través, en ocasiones; del uso de tecnologías.


Sin embargo, uno de los problemas que no se ha atacado es el acceso a esta información, es decir; el abogado novato o el ciudadano común que desea consultar una información en una entidad gubernamental le resulta –entre otras cosas--, una pérdida de tiempo monumental, por lo que se estableció un proyecto de intervención que soslaye un problema más de nicho que general y, es que cualquiera que quiera consultar un documento sepa a donde y con quién acudir.

Este proyecto de intervención tiene como propósito realizar un documento que respalde el cumplimiento y desarrollo del proyecto que se aplicó en las horas de servicio social en una dependencia gubernamental y, que permita mejorar el acceso a esta información. Se encuentra enmarcado en una campaña de comunicación para a aquellos que buscan un documento y no saben a dónde o con quien acude.