Enterprise resource planning (Erp) para Trading Company

Enterprise resource planning (ERP) para Trading Company

Un saludo, este proyecto tiene como meta la creación de un ERP (Enterprise Resource planning) donde se gestionen las transacciones comerciales de nuestra empresa. Queremos desarrollar una plataforma donde los diferentes departamentos de la compañía tengan un espacio donde interactuar y formalizar su actividad digitalmente

Para el mayor entendimiento de nuestra actividad aquí les introduzco nuestra pequeña definición de nuestra actividad empresarial:

Esta compañía con base en Asia, se dedica en esencia al “trading”, que es la compra-venta de diferentes bienes y productos con la finalidad de exportarlos a otros países situados por todo el mundo, tales como: México, España, Rusia y otros. Dentro del proceso de nuestra actividad nos encargamos de realizar acuerdos comerciales entre fábricas manufactureras situadas en el continente asiático, y con nuestros clientes de América o Europa.
Siendo nuestro papel es el de puro intermediador.
Les adjuntamos un organigrama para que observen los diferentes departamentos de la compañía, para que el ERP contemple las diferentes relaciones entre estos:


1.    Manager de procesos
2.    Departamento de sourcing
            Sourcing Manager
            Sourcing Executive
3.
Departamento de ventas
            Sales Manager
            Key account Executive
4.    Departamento Big Data
            Data base center
5.    Departmento de compra
            Financial Deparment
            Logistic
            Inspections
            Shipping

Nuestros clientes suelen ser grandes superficies como: supermercados, hipermercados, grandes almacenes.
Como ejemplos tenemos: Wal-Mart, Alcampo, Chedraui, el Corte Ingles, etc.

A los cuales les abastecemos una gran gama de productos de familias diferentes:
    Electrónica (electrónica para el coche, sistemas de sonido, objetos inalámbricos, accesorios para el móvil, etc)
    Hogar (muebles, pequeños electrodomésticos, productos de higiene personal…)
    Juguetes (juguetes de playa, puzzles, instrumentos musicales, bicis…)
    Deporte (equipamiento deportivo, deportes acuáticos, montaña…)

Y así, en una gran variedad de familias que se van ampliando a lo largo del tiempo.

Durante los últimos años hemos realizado esta gestión de manera convencional, pero a día de hoy quisiéramos digitalizar nuestra actividad mediante una página web de e-commerce donde el tipo de negocio sería Business to Business (B2B). Es decir que los productos de esta plataforma van dirigidos para otros negocios.

Queremos que esta plataforma sea una herramienta para nuestros vendedores con la que puedan ofrecer nuestros productos a los diferentes clientes que tenemos alrededor del mundo. Los cuales se sentarán con el cliente final para ver y seleccionar los productos en lo que se tiene interés.

En esta página podrán ver los diferentes productos con un precio de referencia orientativo. Durante el proceso de venta pueden surgir dudas o especificaciones que el vendedor o el cliente desean saber;  acerca del tipo de packing, precio final, muestras, colores, etc. Por lo que la página web de ser capaz de canalizar toda esta información.


Funciones básicas o características de la plataforma:
•    Idioma
          La plataforma deberá estar como mínimo en inglés y español.

•    Acceso privado.
          A la plataforma tendrán acceso aquellas personas que la compañía autorice, es decir, NO habrá un acceso público. Será a través de un “Nº de usuario” y “Contraseña” con el que se tendrá acceso a dicha plataforma.

•    Usuarios.
        Como hemos dicho a la plataforma solo tendrán acceso aquellas personas que nosotros queramos. Por ahora queremos que existan 5 tipos de usuario.  Uno para cada departamento (manager de procesos, departamentos sourcing, departamento de ventas, departamento de Big Data, departamento de compra).


En un primer paso, los agentes que tendrán acceso serán:

1.    Buscadores (Sourcers) / departamento de sourcing
        es el encargado de buscar y analizar fábricas, realizando la selección de los productos más adecuados que se servirán en la página web

funciones que deberá poder hacer el “sourcer”:

              moverse por la plataforma
              dar de alta las nuevas fábricas con los detalles de esta misma (nombre de la fábrica, dirección, teléfono, persona de contacto, teléfono móvil, email, website, puerto de operaciones, categoría, código de la fábrica, nombre del buscador)
              dar de alta y subir a la plataforma los diferentes productos que se hayan autorizado para su venta, con su información pertinente, como: número de referencia, código de la fábrica, fotografía del artículo, descripción del artículo, dimensiones del producto, tipo de unidad, cantidad, precio, medidas del embalaje, cbm, peso bruto, peso neto, capacidad en cada tipo de conteiner (20”, 40” y 40”hq). IMPORTANTE: este proceso se va a realizar mediante la utilización de una plantilla de formato Excel que será proveída por nosotros, pues ya contamos con ella.
La idea es que mediante esta plantilla, donde estará la información de la fábrica y sus diferentes productos, se pueda subir a la plataforma directamente de manera masiva y no producto por producto. Les adjuntamos la plantilla Excel para que sepan la información que contiene.

2.    Vendedor (Sales Man) / departamento de ventas

es el encargado de ofrecer los productos que existen en la página web a nuestros clientes. Las funciones de este serán:

              Dar de alta a los nuevos clientes con la información pertinente: nombre de la compañía, dirección, país, pagina web, vendedor al que pertenece dicho cliente.
            Interactuar dentro de la página web, pudiendo ver los productos y sus especificaciones, pedir precios, realizar comentarios, moverse entre las diferentes categorías. 

3.    Manager de procesos (Super Admin.)

Este usuario se encargará del control general de la plataforma.

4.    Departamento de Big Data
Se encargan de la gestión de la información valiosa de la empresa. Como estadísticas, consumo, nivel de ventas, etc.

5.    Departamento de compras
Son los encargados de realizar la adquisición y la gestión de envío de la mercancía. Realizando todos los trámites necesarios durante el proceso: presupuesto, pago de mercancías, transporte, aduanas, inspecciones, etc.

•    Restricción y limitaciones de cada usuario.

A la vez que cada usuario tiene unas funciones específicas, también tiene unas limitaciones en cuanto a accesos.
            Por un lado, el comprador o “Sourcer”, no podrá tener acceso la información relativa a los clientes de la compañía.
            Por el otro lado, un vendedor, o “Sales Man”, nunca podrá tener acceso a las fichas técnicas de las fábricas. Es decir, no podrá ver la información sobre las fábricas proveedoras.

•    Categorización de los productos

Dada la gran variedad de productos que la empresa oferta a sus clientes (hogar, deportes, electrónica, etc).  Es necesario que la página web esté ordenada por categorías y subcategorías para un acceso rápido a los productos sobre los que se tiene interés. Con la posibilidad de agregar y eliminar categorías o subcategorías según las conveniencia.

Para que tengan un ejemplo de la categorización y como se debería ver en la plataforma. Les adjuntamos una imagen para que observen la idea:

•    Selección de varios productos

El vendedor deberá poder agrupar diferentes productos en una lista, como un carrito de la compra, donde todos los productos seleccionados podrán visualizarse en una sola página con sus respectivas especificaciones

•    Interacción entre comprador (Sourcer) y vendedor (Sales man).
Dentro de la misma plataforma, el vendedor tendrá preguntas acerca del producto, las cuales serán respondidas por el comprador. Queremos que esto se haga como