Diseño Software Administrativo para Escuela de Inglés

Necesitamos un programa administrativo que nos ayude a filtrar pagos mensuales y derecho de asistencia al cubrir mensualidad.

Tendrá que ser un software local para una población de 200 alumnos aprox por año. Será instalado en dos computadoras principales, recepción y administración que deben estar en red y los datos podrán modificarse simultáneamente desde ambas.   
_______________________________________________________
El sistema de enseñanza que utilizamos es totalmente diferente al convencional, el alumno llama o en persona hace su reservación para su hora de clase (práctica o club de conversación) el día y la hora que desee y las horas que requiera, por lo que se hace difícil consultar si cada alumno ha cubierto la mensualidad de ese mes o no.


En pocas palabras, necesitamos un programa que al momento que el alumno reserve su clase, si no ha pagado su mensualidad de ese mes, o si ha pasado más de doce meses (tiempo normal de servicio) no pueda reservar y el sistema marque el motivo de porque no puede (que no ha cubierto su mensualidad o que su tiempo de servicio expiró).

El diseño actual con el que trabajamos para reservación de horas de prácticas y talleres de alumnos es  una hoja de Excel sencilla con formato semanal que se altera constantemente de acuerdo a si el alumno reserva horas o no, o cancela. Algunos alumnos llaman para cancelar o no llaman, por lo que si un alumno no llama para cancelar, el alumno debe pagar $35 pesos por falta no cancelada. Lo mismo si no lo hace al menos una hora antes.


Un alumno puede seguir asistiendo después de los doce meses de servicio siempre y cuando se renegocie una nueva mensualidad o se le asigne una prórroga de tiempo (dos o tres meses o hasta más de prórroga, depende su situación, pero es importante que esta variante se pueda modificar)  De no otorgarse prórroga de tiempo y Si el alumno acepta una mensualidad preferencial (pago por tiempo extra de servicio) Se filtraría de la misma manera inicial, si no paga su nueva mensualidad preferencial, no puede reservar.

Otra Beneficio que tenemos en la escuela es que si un alumno termina con todos los requisitos del curso, podrá entonces disfrutar de los servicios de por vida sin ningún costo adicional. Esos requisitos son; haber contestado 4 libros, haber asistido a 60 clubs de conversación, 30 talleres  y 30 movie clubs. Estos requisitos serían ingresados al sistema manualmente por el instructor o asistente.
 

Entonces tmb requerimos que el programa después de que el alumno paga todo el curso (o todas sus mensualidades en una sola exhibición) y ha cumplido con todos los requisitos de graduación, pueda seguir reservando clubs de conversación o talleres sin ningún costo adicional.  Que también queremos que el sistema muestre que ya está listo para graduarse o ya se graduo.
     

tres condiciones para que el alumno pueda reservar c/mes:

1.- Pagado mensualidad (O curso de contado)
2.- Pagado multas ( $35 pesos x cada falta sin cancelar)
3.- Estar dentro del tiempo de Servicio (12 meses) ó Haber sido autorizado para meses extra de servicio 2 o 3 meses más regularmente, lo que cambiaría su tiempo de servicio a 14 o 15 meses
------Y / ó----
4.-Haber Cumplido con todos los requisitos del Curso; Contestar 4 libros de práctica, asistir a 60 clubs de conversación, 30 talleres y 30 clubs de película ( Al cumplir con todos los requisitos de graduación se desactiva el tiempo de servicio de 12 meses y tiempo extra y lo amplía de por vida) También el alumno No debe tener Deudas y haber pagado todo su curso. 


requisitos importantes que debe llevar el sistema

1.- Lista detallada de alumnos ( Vista Fotografía, Nombre, Numero de matricula "M-11124-pe", dirección, teléfonos, fecha de nacimiento, correo electrónico y vistas pdf de contratos de inscripcion y otros documentos) ( hojas de seguimiento de pagos; lo que es pago de inscripción, # de pagos realizados y faltantes, fecha de pago, cantidad, número de recibo, tipo de pago efectivo, tarjeta etc,  y espacio para notas de cobranza de seguimiento y visitas a domicilio de cobro)

2.- Impresión de comprobantes de pago (Una copia para cliente, otra para Administracion y otra para contabilidad)

3.- Si el alumno no paga su mensualidad el día señalado, el sistema automáticamente cargará el 10% de moratorio a esa cantidad dos días después, es decir; si no pago el dia 1 su mensualidad de $2500 pesos, podrá hacerlo sin recargos el día 2, pero el día 3 tendrá que cubrir $2750 por recargos cantidad que permanecerá fija y congelada hasta que se cubra.