Desarrollo para identificación de datos repetidos en una base de datos y disparador para automatización

Tengo una base de datos que se va alimentando desde un formulario en una página web. En éste hay un campo denominado "ID de la persona que te invitó".

Requiero un desarrollo que me permita hacer lo siguiente:

1. Identificar cuando en ese campo dentro de la base de datos hayan 2 personas con el mismo ID (eso quiere decir que ambos fueron referidos por la misma persona) y que de acuerdo a esa condición, dispare una automatización con un mensaje por Whatsapp y por email.

2. Identificar desde la tercera persona en adelante que se registre con el mismo "ID"  (es decir, desde la tercera persona recomendada por el mismo usuario) y que lo comunique a las herramientas de automatización para que envíen un mensaje por Whatsapp y por email.

3. Asignar el ID a la persona cuando se registre y que lo comunique a las herramientas de automatización para que envíen un mensaje por Whatsapp y por email.

En el resto del proceso tengo 5 requerimientos adicionales, muy similares al 1.

La api se debe desarrollar de tal manera que se pueda conectar con las herramientas de automatización de la suite Builderall.

En el video adjunto explico más a detalle lo que estoy requiriendo.

Gracias.