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El archivo recibido debe tener un Numero de ID único el cual servirá para poder buscar el documento en cualquier momento que se requiera.
Cualquier tipo de archivo se debe guardar en PDF.
El programa debe tener 5 puntos:
Punto 1 (acuse):  al momento de escanear un archivo, se debe generar el id único, generar un acuse y poner cuantos documentos de acusaron en el día.
Los datos que deben de tener el Punto 1 son: Hora de llegada, quien lo recibió, quien lo esta remitiendo (enviando), a donde va dirigido y a que zonas se enviara.
Este punto no se puede guardar hasta que se valide pero si se puede modificar, una vez validado, no se puede modificar y se guardara para pasar al punto 2.
Punto 2 (REGISTRO): en esta parte se documenta el oficio, se debe colocar: No.Oficio, fecha de elaboración, a quien va dirigido, el asunto,nombre de la persona que lo destino y su cargo, remitente y su cargo y por ultimo si tiene copias.
Después de colocar todo esto, se puede seleccionar a donde se va a distribuir.

Punto 3 (Distribución): en esta parte se puede distribuir los oficios ya sea por departamento, áreas o personas. Los datos generales son: A quien se asigna, que instrucción quiere que se haga: esto se refiere si el oficio necesita mandarse, firmarse, autorizarse, etc.
Punto 4 (Seguimiento): debe contener: fechas, acciones y evidencias.
Acciones: en esta parte se debe preguntar  si la acción es la ultima o si se deben de hacer mas, en el caso de que sea la ultima se debe autorizar para pasar al siguiente punto, de ser el caso contrario se debe especificar cual es la acción que sigue, para cada acción debe de poner el nombre de quien realizo la acción.
Punto 5 (Contestación): En esta parte se contesta el oficio que se envió, se contesta por medio de un oficio u otros documentos.

El programa tendrá una parte en donde solo el jefe tendrá algunos privilegios como: Poder vigilar que hace el personal responsable de cada punto ya sea si están trabajando, etc.
En el caso de que alguien se haya equivocado en la captura de un dato y se haya enviado posteriormente, el jefe tiene el poder de autorizar que dicho documento se modifique.

Lo que se ponga en el Punto 1 no se pude cambiar en el punto dos después de enviarlo, lo que se ponga en el Punto 2 no se puede cambiar en el punto 3 y así sucesivamente, solo se puede modificar con la autorización del jefe.