Customizar zoho Crm. Automatizar. Mejorar

Somos una empresa de tecnología. 1) Prestamos servicios de ingenería en sitio para trabajos de telecomunicaciones, 2) proveemos hardware de telecomunicaciones y sus accesorios, 3) contratos de soporte y garantías, 4) manejo de inventario de clientes a terceros/usuarios finales.

Tenemos entonces cuatro tipos de requerimientos:
•    Ingeniero en sitio para brindar soporte
o    Tenemos ingenieros en toda América, para brindar soporte en toda América, debemos segmentarlos e identificarlos por zona de cobertura (país, ciudad)
o    El cliente del requerimiento, no es el mismo del usuario final y/o sitio de intervención.
O    Varios tipos de ingeniero según certificaciones y experiencia.
    Smarthand
    Level 2
    Level 3
o    Se factura por:
    Por hora
    Por día
    Por mes
    Por proyecto
o    Debe tener leyenda de términos y condiciones específicas para ingenieros, en donde algunas condiciones deben ser “autorellenada” según la ciuidad del servicio.

•    Venta de un hardware (p. Ej. Router Cisco)
o    Se cotizan varios items
o    Se cobra envío
o    La dirección de despacho puede ser a otra empresa/persona (cliente final).

O    Debe tener leyenda de términos y condiciones específicas para envíos.
O    Manemos varios números de shipping inbound – outbound.
O    Pudiera tener un número de contrato  de “Garantías / TotalCare” asociado
o    

•    Shipping / Manejo de inventtario
o    Se cotizan varios item
o    Un item es envío
o    La dirección de despacho puede ser a otra empresa/persona (cliente final).
O    Debe tener leyenda de términos y condiciones específicas para envíos.
O    Manemos varios números de shipping inbound – outbound.

•    Garantías / TotalCare
o    Es un contrato de servicio en donde se reemplaza la hardware defectuoso en tiempos garantizados, por ejemplo 4 horas.
O    Manejamos diferentes tipos de contrato según el tiempo de atención y respuesta.
O    Manejamos diferentes marcas /servicios, incluyendo una propia.
O    Un deal de  “Venta de un hardware” puede tener un contrato asociado.

Que necesitamos:
Automatizar el manejo y seguimiento de requerimientos de los servicios prestados.

Cómo lo pensamos:
crear un DEAL con la información necesaria y de acuerdo al tipo de servicio requerido, pueda ajustarse e integrarse a otros módulos, por ejemplo:

•    Sí es un requerimiento de Ingeniero en Sitio: se envié un correo electrónico con un template y los datos del servicio a todos los proveedores que atienden la ciudad y si no hay, cree una tarea para buscar proveedores en la ciudad.
•    El deal debe manejar la integración con Zoho Books para estimate, PO, invoice, etc.
•    El presupuesto creado se deben auto-completar con los datos dl deal, tales como número de referencia de GALAIT, referencia del cliente, nombre del deal, etc.
•    

Al dar de alta un proveedor, el sistema arroje el contrato de confidencialidad, contrato de partners, y otros documentos, en pdf, con los datos del proveedor y galait, y pueda ser enviado desde zoho.


También quremos desde el estimate convertirlas en facturas, ordenes de entrega, etc.

Creando reglas/etiquetas en los correos electrónicos para agrugar todos los correos relacionados a cada deal.

También nos gutaría crear eventos en los calendarios según las visitas programadas de técnicos, usamos google apps y office 365 paga.

Ajustar todos los templates en Books:
Se puede usar uno de los que están precargados, pero modificar la distribución de los campos de texto.
•    1 modelo estimate por cada tipo de reqerimiento, o depiendo del requerimiento, el template pueda cambiar términoss y condiciones.
•    1 modelo de invovice, se manejan plazos de créditos diferentes, y se deben traer datos desde el estimate y del deal (# de orden de compra).
•    1 modelo de nota de entrega
•    1 modeelo de nota de servicio
•    1 modelo de orden de compra
o    Otros templates
•    1 modelo de contrato de confidencialidad
•    1 modelo de contrato de asociación de partner
•    1 modelo de contrato de contrato temporal para técnico por 1 ocasión.