Creación de herramienta electrónica con usuarios para hacer pedidos a reprografía

Desde el servicio de Reprografía de la Ciudad de Melilla se realizan numerosos trabajos para todas las áreas de la Administración.
Hasta la fecha se ha venido utilizando un sistema no automatizado, por él se reciben vía correo electrónico o de forma presencial peticiones de servicio cumplimentadas de forma manual sobre un formulario, anexando, en su caso, documentación gráfica relacionada con los trabajos a realizar, y son atendidas a criterio del responsable del Gabinete.
Por otra parte, en una hoja de cálculo se registran diversos datos del servicio para obtener unas estadísticas anuales de los trabajos realizados.


Es de interés disponer de una herramienta más eficiente, implantando un sistema que permita la realización de la solicitud de trabajos de forma electrónica, e implantar unos mecanismos de control y autorizaciones para priorizar y controlar los trabajos realizados de forma que pueda optimizarse el funcionamiento del servicio y de los recursos disponibles, además de disponer de datos estadísticos para valorar el funcionamiento del Gabinete y poder tomar decisiones para mejorar el servicio.
Las actuaciones a realizar serán las siguientes:
 Desarrollar una aplicación para la gestión electrónica de órdenes de trabajo de reprografía, con facilidades de control de autorizaciones y recopilación de datos para toma de decisiones. En la aplicación deberá ser posible registrar la siguiente información:
o Número de registro
o Fecha de registro
o Datos identificativos de la unidad solicitante y del usuario solicitante o Periodicidad (en caso de que se trate de una solicitud de trabajo periódica)
o Fecha límite de entrega o Si el solicitante indica que tiene carácter de urgencia
o Descripción del trabajo (lista de trabajos posibles) y número de unidades
o Posibilidad de introducir otros trabajos no disponibles en lista o Fecha de solicitud
o Fecha de aceptación del trabajo en Reprografía y usuario que lo acepta
o Estimación de esfuerzo previsto (en horas y medios)
o Coste estimado si ejecución directa / coste estimado si ejecución contratada
o Revisión de la urgencia
o Autorización del Director General (con fecha)
o Autorización del Viceconsejero (con fecha)
o Fecha de finalización
o Esfuerzo de ejecución
o Coste
La aplicación deberá tener un control de usuarios, diferenciando entre los solicitantes de trabajos y los implicados en el funcionamiento, aceptación y tramite de las solicitudes. La aplicación deberá controlar el flujo de trabajos y habilitar mecanismos para informar al solicitante del estado de su solicitud.


Deberá existir un registro de todas las operaciones realizadas, cambios, accesos, etc .
Se deberá poder emitir informes de seguimiento para poder valorar el funcionamiento de los trabajos realizados.
 Se tendrá en especial consideración el uso de tecnologías de código abierto, tanto para el desarrollo como en los entornos de puesta en producción.
 Realizar la carga de los trabajos realizados, al menos, en la anualidad actual, que ya supera los 2000 trabajos, introduciendo la información necesaria para poder realizar la toma de decisiones de costes y eficiencia del servicio del ejercicio presupuestario actual.
 Puesta en producción, antes de finalizar el ejercicio, para arrancar en el próximo ejercicio con la aplicación en producción
 Una vez puesta en producción y realizada la carga de trabajos de la anualidad se deberá entregar un informe con la descripción de los trabajos realizados, proceso de instalación, los principales parámetros del servicio realizado y una certificación de instalación y puesta en funcionamiento con el conforme de la DGSI.
 Se deberá emitir un informe mensual de ejecución a modo de certificación, en el que se incluirán los principales parámetros de funcionamiento del servicio, especialmente con relación a los medios personales y materiales utilizados.
 Los trabajos deberán desarrollarse con un paquete ofimático compatible con el utilizado en la Ciudad Autónoma (MsOffice)