Control de infracciones en condominio

En un condominio de 128 departamentos, hay un reglamento General con varios reglamentos específicos para cada área.
Cuando algún condómino infringe el reglamento, el monitorista captura las especificaciones de la infracciones con los siguientes datos:
Fecha (Usuario introduce fecha dd-m y solito se pone dd-mm-aaaa)
S (servidor Solo puede poner 1,2 o 3)
C (camara Solo puede poner 1 - 32)
Hora (formato hh:mm)
Depto (Solo puede poner 101 - 108, 201-208, 301…….. 1401 - 1408 y ph1 - ph8)
Descripcion (texto abierto)
Reglamento (alberca, asadores, canchas, cine, elevadores, estacionamientos, general, gimnasio, jardines, juegos infantiles, mascotas, mudanzas, remodelaciones, salon cartas, salon usos multiples, spas, vestibulos y biblioteca)
inciso (solo puede poner 1 - 20)
ocasión (calcula de manera automática el conteo. Por mes del 25 al 24 del siguiente mes, por reglamento, por inciso)
procede (solo una persona con clave "usuario1", podrá cambiar el status. Las opciones son: "procede" o "no procede")
Porque no? (en caso de que la celda anterior sea "no procede", solo la persona con clave "Usuario1", podrá especificar porque no procede)
Observaciones (Solo una persona con clave "usuario1", podrá cambiar el status.
Las opciones son: "firma", "no firma", "en desacuerdo")
Pagada (Solo una persona con clave "usuario2", podrá cambiar el status, marcándola con una palomita)

Una vez que se tiene esa información, se genera una carta en PDF, con un formato en word, que toma algunos datos específicos de esa infracción capturada, una vez que el "Usuario1" especifica que si procede. En el formato, se adjunta una imagen, que toma de manera automática de acuerdo al nombre del archivo, todas las imágenes están estructuradas por carpetas por servidor, y el nombre del archivo tiene el numero de camara, la fecha y la hora.

Genera un reporte semanal con las infracciones de la semana, y genera otro reporte mensual del 25 al 24 del mes siguiente.
Además, se pueden sacar reportes de todas las multas históricas, por departamento, por reglamento e inciso.

Esto hoy lo tenemos por excel, funciona con macros, sin embargo hemos tenido problemas porque la persona que lo hizo, ya no la localizamos para darle soporte.
Hoy el archivo se guarda en Dropbox, y se crean copias en conflicto.
Se me ocurrió que podemos hacer una página Web, donde logueados, puedan llenar esa base de datos, porque ademas el archivo de excel, cada vez se va haciendo mas pesado, y difícil de trabajar.