Buscador de material para profesores

Hola!
Presento este proyecto sin saber muy bien si se puede llevar a cabo o cómo sería la forma, por lo que explico lo que necesito y lo que para mí sería "lo ideal" y sobre ello espero recomendación:

Tengo mucho material que comparto con otros profesores.
El material lo tengo clasificado por carpetas en Google Drive, y en cada carpeta hay diferentes PDFs.

Por ejemplo:
Carpeta Los adjetivos
Dentro de la carpeta: Adjetivos caleficativos, orden de los adjetivos, ejercicios 1, ejercicio 2, ejercicio 3...Etc.

En general se trata de:
- PDF de 1 o máximo 3 páginas
- Algunos Audios que son ejercicios que van conjuntamente con algunos PDF

1- Los profesores eligen el material para hacerlo llegar a los alumnos y hasta ahora tenían que buscar en este archivo de Drive.
Primero buscan la carpeta del tema principal.

2- Una vez en la carpeta buscan el PDF adecuado

3- Una vez elegido anota un código que tiene ese material. Ese código es necesario para poderlo añadir en una pequeña plataforma E-Learning donde tienen acceso los estudiantes.

Se suele perder mucho tiempo en este "fácil" proceso...El profe primero busca la carpeta adecuada, luego pincha sobre los PDF para ver si es el que necesita o ver si le sirve....Y luego anotar el código de cada PDF...

Me gustaría algo así como:

- Tener un apartado por ejemplo en mi web de forma "oculta" que sólo pudieran acceder ellos y yo o en una intranet o lo que sea.
- Tener un buscador para elegir el tema principal.
- Dentro del tema aparecerían los documentos asociados con su código y (aquí lo importante) un "miniatura ", una imagen o algo así del documento.
Qué el profe pudiera verlo como quien ve un carrusel en una web o en una tienda online para no tener que esperar que se descargue el PDF para tener que saber qué contiene.

- El profe anotaría el código y, si necesitara descargar el PDF para imprimirlo o hacer copias, que pudiera también hacerlo desde allí.

- Algo opcional que sería muy útil sería poder contar con un histórico para saber qué ha descargado o visualizado cada profesor

Sería posible algo así?

Gracias