Automatizar procesos

Buenos dias, tengo un taller para el ensable y fabricacion de persianas, es un negocio pequeño pero ya nos esta revasando el tema administrativo  y tengo retrabajos.
Antecedentes
Actualmente el vendedor nos envia sus pedidos via whatsapp, en la oficina se capturan los pedidos propios y el no tener control  hace que se pierda el historico de venta por vendedor o canal de venta (Distribuidor independiente, Venta de piso, venta llamadas al local, venta de redes) por otro lado se imprime demasiado papel  para el mismo cliente (hasta 5 veces), 1 para el vendedor, 1 negocio, 1 producción, 1 instalador.  Y si se pierde se reimprime.
    En el pedido indican si es efectivo, tarjeta de credito o transferencia a cta fiscal  y se busca en cada uno de los papeles para meterlo a una base de datos lo que es retrabajo para identificar el modo de pago. Saldos pendientes de liquidación al momento de entregar el producto etc. (Manejamos carpetas con todos los pedidos )                                          Produccion no tiene claro el inventario existente  una vez usado se guarda el material y eso provoca gasto por pedir materiales nuevos po no tener un control diario de inventario (perfileria, tubo de persiana, cortes de tela sobrante, cadena etc)

Necesidades:
Contar con un flujo sencillo y amigable ya sea en la nube o en PC, que me  permita organizar la entrada de pedidos de acuerdo a las ventas realizadas y se concentre en 1 sola base de datos, identificar metodo de pago si es efectivo,Tarjeta, deposito o transferencia cta fiscal, si se requiere facturar o no, saldos pendientes por cobrar al momento de entregar la instalacion, identificar un retrabajo en una instalacion entregada (he regresado hasta 2 veces y el instalador lleva un bono  y no esta medida la calidad), retrabajo o reposicion en un producto terminado (produccion lleva un bono tmb) etc, en base a la fecha y hora de captura se de prioridad de produccion segun al inventario existente y actulizacion del mismo, y en caso de no contar con el material  genere alerta para solicitarlos.
Busco que los pedidos  le puedan llegar a produccion una vez identificado si fue liquidado o ya se cuente con anticipo, poder generar impresion de etiquetas por pieza y por seprado generar la orden de instalacion una vez dandole salida de produccion  o preferentemente  se genere la bitacora de instalacion del dia  de acuerdo a horarios en los que nos recibe el cliente, con los datos de lo que vamos a entregar (anexo campos importantes abajo, y parametro de tiempo de instalacion por cliente para poder tener una agenda ordenada.)