Sobre este proyecto
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Contexto general del proyecto
Proceso General de Inicio de Servicio para un Cliente Nuevo El proceso cubre desde la recopilación de documentos hasta la entrega de información completa a todas las áreas involucradas, garantizando una coordinación eficiente y un expediente digital accesible y actualizado en todo momento. Etapas del Proceso A. Cierre de Venta y Recopilación de Documentos - Responsable: Vendedora - Acción: Tras cerrar la venta, la vendedora elabora el contrato y recopila los documentos requeridos. A su vez, informa al servicio de atención al cliente sobre el nuevo cliente y sus necesidades específicas. - Documentos Requeridos: - Orden de Trabajo (OT) - Cédula del representante legal - Aviso de Operaciones - Registro Público - Lista Clinton - Formulario "Conozca a su Cliente" - Formulario de Accionistas - Cédula de Identidad de los accionistas - Inspección de Seguridad aprobada - Resultado: Los documentos se entregan al Encargado de Expedientes. B. Armado del Expediente Físico y Digitalización - Responsable: Encargado de Expedientes - Acción: 1. Verificación de documentos completos y correctos. 2. Asignación de código único en el sistema *Denarius*. 3. Digitalización y carga en la nube. - Resultado: Expediente físico y digital completo, accesible desde la nube. C. Notificación a las Áreas Involucradas y Bienvenida al Cliente - Responsables:Servicio al Cliente y Vendedora - Acciones: 1. Servicio al Cliente envía un mensaje vía correo de bienvenida al cliente, explicando los procedimientos para solicitudes de servicios, cambios de horario, solicitudes de insumos y soporte. 2. Operaciones revisa la información del servicio: dirección, frecuencia, condiciones y clasificación de servicios especiales. 3. Seguridad recibe la solicitud de estudio de seguridad para realizar la inspección en las instalaciones del cliente necesaria para la aprobación del lugar físico 4. Sala de Procesamiento es informada si el cliente requiere contratar servicios de cambio o procesamiento de dinero. - Resultado: Cada área recibe una notificación detallada y firma una hoja de control confirmando la recepción de la información. Esto se debe automatizar D. Creación y Distribución de la Hoja de Control de Información - Responsable: Encargado de Expedientes - Acción: 1. Creación de una hoja de control digital que lista todas las áreas involucradas. 2. Cada área debe marcar la recepción y comprensión de la información mediante firma digital. - Resultado: Verificación de que cada área tiene la información necesaria. E. Actualización del Expediente y Solicitudes Durante la Vigencia del Contrato - Acción: Gestión de actualizaciones en caso de modificaciones de servicio o información legal. 1. La vendedora o Comercial envía cualquier cambio de frecuencia o de condiciones a Operaciones, quien aprueba y actualiza la información en el Sistema 2. Seguridad realiza una actualización en caso de que se requiera un estudio adicional. - Resultado: Expediente digital actualizado en tiempo real. F. Cancelación de Servicio - Responsables: Vendedora y Encargado de Expedientes - Acción:Llenado y entrega del formulario de cancelación. El expediente digital queda archivado. - Resultado: Expediente refleja la cancelación. G. Seguridad y Control de Acceso - Responsables: Encargado de Expedientes - Acción: Control de acceso y monitoreo en la nube. - Resultado: Acceso seguro a expedientes y datos de clientes. Flujograma del Proceso Flujograma: Inicio de Servicio para un Cliente Nuevo A[Vendedora cierra la venta] --> B[Recopilación de documentos]; B --> C[Entrega documentos al Encargado de Expedientes]; C --> D[Digitalización y carga en Denarius]; D --> E[Servicio al Cliente envía correo de bienvenida]; E --> F[Operaciones recibe detalles de servicio]; F --> G[Seguridad realiza estudio de seguridad]; G --> H[Sala de Procesamiento recibe notificación]; H --> I[Creación de hoja de control]; I --> J[Áreas confirman recepción en Denarius]; J --> K[Servicio activo y expediente actualizado]; ### 3. Beneficios del Proceso Automatizado 1. **Accesibilidad y Coordinación Eficientes:** Acceso instantáneo al expediente digital por todas las áreas, permitiendo un inicio de servicio ordenado. 2. **Comunicación Clara:** Notificación a cada área con las responsabilidades específicas, asegurando que todos estén informados de manera consistente. 3. **Mejora en la Seguridad y Cumplimiento:** Control de acceso y auditoría de actualizaciones en tiempo real. 4. **Optimización del Flujo de Trabajo:** Proceso digital que minimiza errores humanos y ahorra tiempo en coordinación. 5. **Escalabilidad:** El sistema se ajusta al aumento de clientes y servicios. --- 4. Requerimientos Técnicos - Sistema Automatizado : Para control de expedientes, gestión de accesos y auditoría. - Sistema en la Nube: Para almacenamiento y acceso remoto seguro. - Control de Acceso y Seguridad:Administración de roles y seguimiento de modificaciones. Otras Sugerencias Importantes 1. Creación de Hoja de Control Compartida: - El encargado de expedientes crea una hoja de control en una plataforma colaborativa (como Google Sheets, Excel en línea, o un sistema DMS que permita comentarios y seguimiento). - Se asigna una columna para cada área involucrada (Servicio al Cliente, Seguridad, Operaciones, Sala de Procesamiento), donde cada departamento confirma su recepción y comprensión de la información inicial del cliente. - **Punto de Control:** Definir campos para cada aspecto importante (detalles de servicio, contacto, insumos, frecuencias, y observaciones). 2. Notificación Interna de Cliente Nuevo: - Envía una notificación por correo a todos los departamentos involucrados, adjuntando un resumen de los datos del cliente y un enlace a la hoja de control compartida. - Contenido del Mensaje: Incluye detalles como el nombre del cliente, dirección exacta del servicio, frecuencia de servicio, servicios solicitados y condiciones específicas acordadas. Paso 3: Servicio al Cliente - Bienvenida y Confirmación 1. Envío de Correo de Bienvenida al Cliente: - Servicio al Cliente elabora y envía un correo de bienvenida al cliente. - Contenido del Correo de Bienvenida: - Explicación sobre cómo solicitar servicios adicionales (cambios de horario, insumos, seguridad, etc.). - Procedimientos de solicitud: correo y teléfono de contacto del área de Servicio al Cliente. - Información sobre tiempos de respuesta y políticas de cambio de servicio. - Proceso de solicitud de insumos y métodos de coordinación. 2. Confirmación en Hoja de Control: - Servicio al Cliente marca en la hoja de control que el cliente ha recibido su correo de bienvenida y que está informado sobre el protocolo de solicitudes. Paso 4: Seguridad - Coordinación de Estudio de Seguridad 1. Evaluación de Necesidades de Seguridad: - Seguridad revisa la información del cliente y coordina una inspección de seguridad en la ubicación del servicio. - Se agenda una visita para evaluar las condiciones de seguridad, conforme a los requisitos de la Orden de Trabajo. 2. Informe y Seguimiento: - Tras la inspección, Seguridad genera un informe y lo adjunta al expediente digital del cliente. - Confirmación en Hoja de Control: Seguridad marca en la hoja de control que la inspección ha sido realizada y aprobada. Paso 5: Operaciones - Coordinación de Servicios y Detalles del Servicio 1. Revisión de Información y Asignación de Recursos: - Operaciones revisa la información de ubicación, frecuencia y condiciones específicas del servicio del cliente. - Asigna recursos, personal y vehículos necesarios para cumplir con la frecuencia y condiciones acordadas. 2. Definición de Servicios Especiales: - Si aplica, Operaciones identifica servicios que se consideren especiales y notifica a Servicio al Cliente para coordinar si se necesita equipo especializado. 3. Confirmación en Hoja de Control: - Operaciones marca en la hoja de control que la coordinación y asignación de servicios ha sido completada y que el cliente está listo para recibir el servicio según lo acordado. Paso 6: Sala de Procesamiento - Servicios de Cambio o Procesamiento de Dinero 1. Revisión de Requerimientos del Cliente: - La Sala revisa si el cliente requiere servicios de cambio o procesamiento de dinero. - Si se confirma, se establece un protocolo de procesamiento y se notifica a los encargados de cada área operativa para el manejo seguro de los valores. 2. Creación de Hoja de Control de Cambios (si aplica): - Si el cliente tiene un volumen alto o particular de cambios, la Sala genera una hoja de control separada para el monitoreo de cada cambio solicitado. 3. Confirmación en Hoja de Control General: - Sala de Procesamiento actualiza la hoja de control para confirmar que se han coordinado todos los servicios especiales. Paso 7: Revisión Final y Cierre del Proceso de Activación 1. Verificación de Hoja de Control Completa: - El encargado de expedientes revisa que todos los departamentos hayan confirmado en la hoja de control su recepción y cumplimiento de tareas asignadas. - Punto de Control: Si hay algún pendiente, se notifica a los departamentos correspondientes para que completen la información. 2. Archivo de la Hoja de Control: - La hoja de control, ahora completa, se archiva en el expediente digital del cliente y queda disponible para referencia en auditorías o futuros cambios de servicio.
Categoría Soporte Administrativo
Subcategoría Asistente virtual
Tamaño del proyecto Medio
¿Es un proyecto o una posición? Un proyecto
Disponibilidad requerida Según se necesite
Plazo de Entrega: No definido
Habilidades necesarias