Asistente Virtual para Servicio de Brandsales

El Asistente Virtual será responsable de apoyar en las operaciones diarias de la agencia, facilitando la gestión de clientes, el seguimiento de leads y la coordinación de tareas administrativas. Este rol es clave para asegurar que las interacciones con los clientes y leads sean eficientes y efectivas, permitiendo al equipo de ventas centrarse en el cierre de negocios. Además, supervisará las entregas del departamento de arte y el cumplimiento de metas y KPIs del servicio de la agencia.

Responsabilidades por Área:

Gestión de Clientes:
Coordinar y programar reuniones entre el equipo de ventas y los clientes actuales o potenciales.
Mantener actualizada la base de datos de clientes y leads en el CRM.
Mantener comunicación regular con clientes actuales para asegurar su satisfacción y resolver dudas o problemas que puedan surgir.

Seguimiento de Leads:
Realizar seguimientos a leads calificados contactados por el Setter, asegurando que se mantenga el interés.
Enviar correos electrónicos de recordatorio y seguimiento a leads según el calendario establecido por el Setter.
Colaborar en la implementación de estrategias de nutrición de leads, asegurando que el contenido enviado sea relevante y personalizado.

Supervisión del Departamento de Arte:
Supervisar las entregas y plazos de los proyectos en el departamento de arte, asegurando que se cumplan los estándares de calidad y tiempos de entrega.
Trabajar con los diseñadores para revisar el progreso de los proyectos y brindar retroalimentación necesaria para asegurar el cumplimiento de las expectativas del cliente.

Tareas Administrativas:
Manejar la facturación y el registro de gastos mensuales, asegurando que toda la documentación esté al día.
Acceder al sistema Invoiless para descargar las facturas de ingresos y gastos, garantizando su registro antes de las fechas establecidas.
Gestionar la agenda diaria, programar reuniones y organizar la logística necesaria para las interacciones.

Soporte al Equipo de Ventas:
Proporcionar al equipo de ventas información relevante sobre clientes y leads.
Crear y mantener materiales de ventas, como presentaciones y documentación para clientes.
Generar informes mensuales sobre la actividad de ventas, seguimiento de leads y satisfacción del cliente, y sugerir mejoras basadas en la interacción con clientes y leads.

Cumplimiento de Metas y KPIs:
Monitorear el cumplimiento de metas y KPIs establecidos para el servicio de la agencia, reportando cualquier desviación y proponiendo acciones correctivas.
Generar informes sobre el estado de los entregables y las metas del servicio, asegurando que el equipo se mantenga alineado y enfocado.

Colaboración General:
Mantener comunicación con todos los departamentos (ventas, marketing, finanzas y operaciones) para asegurar que la información fluya de manera efectiva y se aborden los problemas de manera oportuna.
Facilitar la comunicación entre el equipo de ventas y el coach de planificación para asegurar que los objetivos se alineen.