Asistente Virtual para atención a clientes (agendamiento, cobro, reportes)

Ver PDF anexo para mucha mayor legibilidad, incluyendo actualizaciones en rojo realizadas el 15 de octubre.

Vacante: Asistente Virtual
(Para: Coach de Bienestar Mental y Emocional / Constelador Familiar)

Descripción:
Busco un(a) Asistente Virtual de tiempo parcial y por prestación de servicios. Que sea altamente organizado/a y confiable para apoyarme en el manejo efectivo de tareas administrativas y de atención al cliente. Este rol es crucial para liberar mi tiempo y permitirme enfocarme en estrategias, clientes y generación de contenido digital para atención de clientes y para publicación en redes.
Responsabilidades:
● Administración y organización de la agenda (Google Calendar), coordinando citas con prospectos y clientes.
● Filtrar prospectos no aptos para los servicios ofrecidos de Coaching.
● Registro y seguimiento de gastos (Google Sheets), generación de cobros (Hubspot) y gestión de
pagos de clientes (Whatsapp, email, y/o llamadas)
● Comunicación con contadores para asegurar una contabilidad precisa y actualizada (cobros y gastos).
● Coordinación con la Community Manager para asegurar una presencia efectiva en redes sociales.
● Ayuda en la planificación y organización de eventos presenciales de Constelaciones Familiares.
● Atención y respuesta a comunicaciones de prospectos y clientes a través de email, WhatsApp, y
posiblemente Instagram y Facebook.
● Seguimiento proactivo al Coach para obtener información y pagos necesarios.
● Registro y reporte de tiempo por tarea asignada
Requisitos:
● Excelente organización y habilidades administrativas. Contabilizar el tiempo dedicado.
● Competencia en el uso de herramientas de comunicación, email y redes sociales. En particular el uso
de Google Workspace (Gmail, Google Sheets, Google Drive) y disposición para aprender usar Hubspot (para generar cobros) y de comunicación vía Meta para interactuar con mensajes de instagram y Facebook.
● Compromiso con la confidencialidad y la ética profesional.
● Flexibilidad horaria para adaptarse a las necesidades del negocio.
● Capacidad para trabajar de forma independiente y seguir procedimientos establecidos.
● Forma de registrar el tiempo trabajado (tipo “Workana Time Report”)
● Referencias
● Inglés (algunos clientes no hablan español)
● Disponibilidad e interés para trabajar a largo plazo
● Excelente conexión a internet (tanto buen ancho de banda como calidad de dispositivo)

Posibilidades de más ingresos vía más tareas
No es requisito pero si tienes experiencia con lo siguiente quizá lleguemos a trabajar en lo siguiente también
● Evaluación y selección de contenido para publicar con fin de promocionar servicios
● Evaluación de contenido digital (para clientes) para mejorar su calidad (facilidad de entendimiento)
● Ayuda con temas de Redes Sociales (mensajes, generación de contenido, publicaciones)
● Generación de comunicados (campañas de email, whatsapp, etc) sobre servicios
● Ayuda vía herramientas/plataformas como Canva, Descript, Hubspot, ActiveCampaign, Meta, Google.
Confidencialidad:
La confidencialidad es esencial en este rol. Trabajarás con información sensible y estratégica relacionada con los clientes y operaciones del coaching ya que mantenemos la más alta confidencialidad y se seguirán las políticas y leyes Colombianas de privacidad en todo momento.
Tiempos estimados por semana
Los tiempos son muy estimados ya que no he tenido aún asistente. Parte de tu responsabilidad sería registrar cuánto tiempo tomas según la tarea para buscar eficientar procesos.
● Por atención a prospectos y clientes (mi capacidad es atender 15 clientes y los tengo actualmente):
○ Coordinación de citas: aprox. 1.5 horas.
● Seguimiento a proveedores para que todo esté al día:
○ Coordinación con la community manager y contadores: 1 hora por semana.
● Gastos y Pagos:
○ Registro de ingresos/gastos y seguimiento a clientes para pagos: 1.5 horas.
● Eventos de Constelaciones Familiares (cada 2 meses: anualmente equivale a 40 minutos semanales. Podría ser menos si no estás ubicado/a en Bogotá):
■ Planificación y organización previa: 4 horas antes del evento.
■ Seguimiento y organización post-evento: 2 horas después del evento.
Sumando estos tiempos estimados, tendríamos un total aproximado de 5 a 6 horas por semana.