Asistente virtual

Buen dia
tengo un negocio de venta de celulares de venta a cambaceo (de puerta en puerta) y tengo un modelo de negocio el cual si el cliente cumple los requisitos requeridos le damos una mejor opción de pago
después procedemos a llevar a domicilio el producto recogiendo un primer pago y en los pagos siguiente pasamos personalmente o damos opción de pagar con deposito

ocupo 3 tareas
1. Necesito es que se comuniquen con los clientes, programar citas para recoger los pagos y planificar las rutas de manera eficiente donde la inversión de la gasolina sea la minima (vivo en Nuevo León)

2. como el negocio es relativamente nuevo ocupo pasar la información de los clientes en el sistema que estoy implementando de excel donde ponemos desde el nombre de el cliente lugar de trabajo numero de pagos restantes fechas y recordatorios y si pueden aportar ideas para mejorar mejor